Sistema de memoria organizacional para centros I+D de una institución
de educación superior
Organizational memory systems to R&D centers in a higher
educational institution
Ruth Reátegui1
Ana Poma2
Segundo Benítez3
Germania Rodríguez4
1. Docente investigador de la Universidad Técnica Particular de Loja,
Ecuador. Ingeniero en Sistemas Informáticos y Computación. Maestría en
Ingeniería en Gestión de Conocimiento. Dirección electrónica:
rmreategui@utpl.edu.ec
2. Universidad Técnica Particular de Loja, Becario de Investigación,
Ecuador. Ingeniero en Sistemas Informáticos y Computación. Dirección
electrónica: alpomax@utpl.edu.ec
3. Docente investigador de la Universidad Técnica Particular de Loja,
Ecuador. Ingeniero en Sistemas Informáticos y Computación, Maestría en
Ingeniería en Gestión de Conocimiento. Dirección electrónica:
srbenitez@utpl.edu.ec
4. Docente investigador de la Universidad Técnica Particular de Loja,
Ecuador. Ingeniero en Sistemas Informáticos y Computación. Dirección
electrónica: grrodriguez@utpl.edu.ec
Dirección para correspondencia
Resumen
El objetivo del artículo es proponer un modelo de Sistemas de Memoria
Organizacional (SMO) para un centro de Investigación y Desarrollo (I+D)
basado en cuatro componentes: social, cultural, tecnológico y de
procesos para una IES de Ecuador. Las instituciones de educación
superior (IES) son organizaciones donde la investigación es una de sus
actividades fundamentales que requiere una adecuada gestión del
conocimiento. Para esta propuesta se utilizó un método de investigación
inductiva basado en entrevistas a los docentes involucrados para
conocer las actividades y procesos que conlleva el desarrollo de este
tipo de proyectos. Los SMO permiten preservar el conocimiento para ser
utilizarlo en las actividades actuales y futuras. Uno de los problemas
encontrados es que no se está conservando ni mucho menos compartiendo
el conocimiento que las personas poseen como resultado de experiencias,
prácticas, actitudes, entre otros aspectos, relacionados con los
proyectos. Además el modelo resultante se implementó en un sistema
basado en software libre y tecnologías web. La implementación de este
modelo muestra como resultado un alto nivel de aceptación por parte de
directivos e investigadores de los centros de I+D.
Palabras clave: Sistemas de Memoria Organizacional, Centros de
Investigación, Educación Superior, Ecuador
Abstract
The aim of the paper is to propose a model of Organizational Memory
Systems (OMS) to a center of research and development (R & D)
based on four components: social, cultural, technological, and process
for a Higher Education Institution (HEI) in Ecuador. The HEIs are
organizations where research is one of its key activities which require
adequate knowledge management. An inductive research method based on
interviews with teachers was used to know the activities and processes
involved in the development of such projects. OMS help to preserve
knowledge for use in current and future activities. One of the problems
encountered is that it is neither preserving nor sharing the knowledge
that people have as a result of experiences, practices, attitudes,
among other things, related to projects. Furthermore, the resulting
model was implemented in a system based on free software and web
technologies system. The implementation of this pattern results in a
high level of acceptance by managers and researchers in the R &
D centers.
Keywords: Organizational Memory Systems (Oms), Research Centers, Higher
Educational,Ecuador
1. Introducción
Las Instituciones de Educación Superior (IES) son sin duda
organizaciones intensivas en conocimiento donde la creación y
transmisión de conocimiento son su razón de ser (Carmona, Nieto y
Rubio, 2005).
Las IES están integradas por una variedad de actores como: estudiantes,
profesores, investigadores, administradores, personal técnico, socios
(Laoufi, Mouhim, Megder, Cherkaoui y Mammass, 2011); para todo este
personal el conocimiento es materia prima fundamental y a la vez es
producto, es decir, trabajan con y para la generación de conocimiento e
información (Carmona et al., 2005).
Entre las funciones principales de las IES están la docencia,
investigación y extensión (Laoufi et al., 2011). Si bien todas están
orientadas a la sociedad, es la de investigación la que tiene mayor
impacto en el sector público e industrial, en los gobiernos y en las
mismas instituciones educativas (Basaruddin, Haron y Noodin, 2012).
Las IES necesitan de actividades de investigación para ser competitivas
y mantener su excelencia (Basaruddin et al., 2012), pero en la práctica
de la investigación, lastimosamente se encuentras algunos problemas
como: 1) el conocimiento no es administrado adecuadamente, 2) la
función del conocimiento en las universidades está siendo socavado, 3)
la investigación es difícil, 4) dominio de un área específica, 5)
medición del desempeño, 6) promoción del trabajo colaborativo, y 7) un
importante cambio de paradigma (Basaruddin et al., 2012). De allí la
necesidad de gestionar de forma adecuada y mantener dicho conocimiento
como mecanismo prioritario de desarrollo y fuente de ventajas
competitivas (Wangenheim, C., Lichtnow, D. y Wangenheim, A., 2001a).
Las IES deben orientar procesos de transformación, reorganización,
rediseño y generación de procesos para el mejoramiento de la docencia,
la investigación y la extensión. Esto facilita el desarrollo de una
universidad competitiva y adaptada a las nuevas demandas de la sociedad
del conocimiento (Carmona et al., 2005)
Los Sistema de Memoria Organizacional (SMO), son espacios en donde el
conocimiento del pasado es preservado y utilizado en las actividades
actuales y futuras de las IES. Los SMO necesitan de la integración de
las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) que ofrecen
herramientas facilitadoras en los procesos de trabajo del conocimiento
(Carmona et al., 2005). Para Basaruddin et al. (2012) los SMO y las
actividades de investigación calzan perfectamente ya que con los SMO se
puede compartir el conocimiento a través de toda la organización
facilitando las actividades de investigación.
Es por ello que en el presente artículo se describe la creación de un
modelo de SMO para cualquier centro de I+D basado en cuatro
componentes: social, cultural, tecnológico y de procesos. Considerando
este modelo se desarrolló un SMO basado en Web para los Centros de I+D
de la Universidad Técnica Particular de Loja. El SMO ofrece a los
docentes una herramienta útil para la gestión de la información y
conocimiento (I/C) colectivo, la comunicación y el trabajo colaborativo
en el ámbito de la investigación científica.
El SMO está diseñado para ser un medio centralizado y de fácil acceso,
el cual propicie a la generación, conservación y transferencia de los
activos de conocimiento que se derivan del desarrollo de proyectos de
investigación.
El presente artículo está estructurado en los siguientes apartados: 2.
Fundamentación teórica, 3. Procedimientos metodológicos, 4. Modelo de
sistema de memoria organizacional, 5. Desarrollo e implementación del
sistema de memoria organizacional, 6. Discusión y resultados y
finalmente 7. Conclusiones.
2. Fundamentación teórica
2.1 Sistemas de Memoria Organizacional
La memoria organizacional (MO) es el medio por el cual el conocimiento
pasado es utilizado en las actividades actuales (Stein, 1995). La MO
está vinculada al desarrollo de sistemas capaces de capturar lo que
debe ser archivado, de categorizar el conocimiento almacenado, de
establecer una conexión entre los contenidos y el conocimiento humano,
de ayudar a la creación de nuevos conocimientos, de facilitar el
proceso de compartir conocimiento y permitir la recuperación del
conocimiento para la toma y el apoyo de la acción humana (Perez y
Ramos, 2013). La MO abarca recursos de información organizacional como
bases de datos, archivos digitales o en papel, el conocimiento tácito
relacionado con el trabajo en las cabezas de los empleados (Ju, 2006).
Los Sistemas de Memoria Organizacional (SMO) también llamados Sistema
de Gestión de Memoria Corporativa (CMMS por sus siglas en inglés) son
un conjunto de dispositivos de retención del conocimiento que colectan,
almacenan y proveen acceso a la experiencia organizacional (Olivera,
2000).
De Vasconcelos, Kimbler y Rocha (2003) se refieren a los SMO como los
sistemas integrales de computadoras que capturan los activos de
conocimiento de la organización y los hace disponibles para mejorar la
eficiencia y eficacia de los procesos de trabajo intensivos en
conocimiento.
Un SMO incluye Memorias Organizacionales (MO), que son el repositorio
central de los activos una organización, así como herramientas para la
gestión de esta base de conocimientos (Wangenheim, et al., 2001a).
Por lo tanto, se puede decir que los SMO ofrecen mecanismos para
adquirir, procesar y distribuir los activos de conocimiento de una
organización, mediante métodos y herramientas tecnológicas para poder
integrar en un mismo lugar todas las funcionalidades que pueden ofrecer
dichos sistemas.
2.2 Características de los sistemas de memoria organizacional
En la literatura se encuentran varias definiciones acerca de las
características de los SMO, por ejemplo, en Stein (1995) consideran
contenidos y procesos; en Olivera (2000) se menciona a los contenidos,
estructura y procesos operacionales. (Ver figura 1).
El conocimiento contenido en un SMO organizacional se conforma de
cuatro grupos: conocimiento general, conocimiento de acción,
conocimiento de los empleados y conocimiento operacional (Basaruddin et
al., 2012).
Hay dos ítems que son necesarios considerar al momento de crear SMO,
una es la estructura de los contenidos y la otra es la estructura de la
plataforma. La necesidad de tener una estructura de contenido es obvia
ya que los SMO facilitan la disponibilidad del conocimiento relacionado
con la investigación en las IES. Por otro lado la estructura de una
plataforma debe reflejar el flujo de trabajo y la tecnología existente
en la organización (Basaruddin et al., 2012).
Los recursos de conocimiento encontrados en IES se pueden clasificar en
tres grandes fuentes como son documentos en papel, documentos en
computadora y auto memorias. Estas fuentes se pueden mapear en seis
tipos de MO: no computacionales, bases de documentos, bases de
conocimiento, bases de casos y combinación de varias técnicas
(Basaruddin et al., 2012).
Para construir con éxito las capacidades de gestión del conocimiento
dentro de una organización en la práctica, cuatro áreas claves han sido
identificados: 1) contenido del conocimiento: identificación y modelado
de conocimiento valioso disponible para ser explotado y usado. 2)
Organización: estructura de la organización para intercambiar
conocimiento entre agentes humanos. 3) Procesos: definición de los
procesos para la creación, construcción, transformación, organización,
desarrollo y uso de conocimiento. 4) soporte tecnológico: definición de
herramientas para el soporte a la creación y compartición de
conocimiento (Wangenheim y Lichtnow, 2001).
En cuanto al contenido, se considera todo aquel conocimiento explícito
y tácito que forman parte de los activos de conocimiento.
La estructura se refiere a cómo están organizados los activos de
conocimiento en la MO, esto es, de acuerdo a la ubicación y al índice
(Olivera, 2000).
Por último, se han definido diferentes procesos entorno a los SMO, a
continuación se describen los mismos.
2.3 Procesos establecidos para el sistema de memoria
organizacional
Analizando los procesos definidos por algunos autores se ha considerado
para la presente investigación trabajar con aquellos definidos en la
figura 2 y que se describen a continuación:
a) Adquisición: es la obtención del conocimiento y puede enfocarse ya
sea como aprendizaje o como la adquisición de registros o capital
humano (Stein, 1995). Es importante considerar que la I/C adquiridos
deben ser seleccionados previamente ya que esto puede afectar a la
percepción de credibilidad y legitimidad del SMO (Olivera, 2000). La MO
sólo debe contener activos que estén en posibilidades de generar valor
para la organización. La adquisición de nuevo conocimiento es
importante particularmente en el sentido de innovación (Ale, Toledo,
Chiotti, y Galli, 2014).
b) Codificación: se representa el conocimiento de forma que permita su
acceso, entrega y manipulación (Wangenheim et al., 2001a). Implica la
traducción de conceptos en estructuras físicas que son decodificados
por los receptores (Stein, 1995). Se pueden representar en forma de
casos denotados como activos de la MO (blogs, archivos, lecciones
aprendidas, FAQs, guías de procesos, mapas de conocimiento, páginas
amarillas, noticias, etc.).
c) Almacenamiento: toma el conocimiento ya codificado, lo clasifica
según los medios de representación del conocimiento y los almacena en
la MO. Parte fundamental del almacenamiento es la indexación que
permite crean instancias de los atributos definidos para un contenido
en específico, facilitando las búsquedas rápidas y sencillas (Olivera,
2000; Wangenheim, C., Lichtnow, D. y Wangenheim, A., 2001b).
d) Mantenimiento: Abarca la revisión y adecuación de los activos
almacenados, así como la mejora de los mecanismos de acceso
(Wangenheim, et al., 2001a). Al momento de la creación del SMO, el
contenido de la MO está incompleto por lo que dependerá mucho de la
interacción y de la colaboración de las personas para su continua
evolución (Wangenheim et al., 2001b), así como la creación de nuevos
activos, ya que se trata de un ciclo continuo y permanente.
e) Recuperación: en las organizaciones a diario la información es
analizada y recuperada de la MO (Perez y Ramos, 2013). Por tanto es
necesario contar con un efectivo y eficiente acceso a los activos de la
MO (Wangenheim et al., 2001b), el medio por el cual se acceda será
probablemente un determinante crítico para su uso. La accesibilidad se
refiere no sólo a tener acceso físico a una fuente, sino también a los
costes percibidos (por ejemplo, tiempo y esfuerzo involucrado en la
recuperación del conocimiento de la fuente) (Olivera, 2000). Además con
adecuados mecanismos de búsqueda permitirán la recuperación eficaz y
eficiente de los activos de conocimiento mediante la formulación de
consultas en lenguaje natural (Wangenheim et al., 2001b).
f) Transferencia: es necesario difundir los conocimientos de manera
comprensible para el usuario que lo requiera y en el tiempo debido,
además se requiere de la buena disposición de los usuarios para
compartir y utilizar el conocimiento (Ju, 2006). Se deben desarrollar
estrategias para fomentar y permitir el intercambio de activos de
conocimiento transfiriéndolos a través de canales de comunicación y
colaboración (Wangenheim et al., 2001b).
2.4 Sistemas de memoria organizacional en universidades
Las IES siendo organizaciones generadoras de conocimiento deben contar
con herramientas que les permita gestionar su conocimiento. Según Ale
et al. (2014) las organizaciones necesitan saber con qué activos de
conocimiento corporativo cuentan, además necesitan saber cómo
gestionarlo y usarlo. Las universidades como organizaciones generadoras
de conocimiento, necesitan contar con SMO que permitan recolectar,
acceder y mantener su conocimiento (Reátegui, 2013).
Para Basaruddin et al. (2012), los SMO pueden ayudar entre otras
actividades a gestionar, re-usar, compartir, priorizar y medir el
conocimiento generado en las actividades investigativas de los docentes.
Los centros I+D se caracterizan por tener conocimiento altamente
especializado por tanto el proceso continuo de crear y compartir
conocimiento a través de toda la organización tiene que ser
automáticamente apoyado (Wangenheim y Lichtnow, 2001).
En vista de lo anteriormente mencionado a continuación se detallan
algunos casos de creación de SMO en el campo de las IES.
Wangenheim et al. (2001b) proponen un sistema de gestión de memoria
corporativa, donde examinaron las características y las actividades que
necesitan para una organización de investigación y desarrollo de
software en ambientes académicos. Estos autores platearon un enfoque
híbrido para la creación de una MO la cual integra técnicas de
razonamiento basado en casos, recuperación de información y filtrado de
información. El enfoque se centra en el soporte al usuario a través de
sistemas de asistencia inteligente, adquirir, proveer, mantenimiento y
distribución de información relevante y conocimiento. Varios tipos de
información y conocimiento son indexados y almacenados en la memoria.
Para el dominio de conocimiento usaron ontologías, tesoros,
vocabularios, diccionarios bilingües.
Basaruddin et al. (2012), trabajaron en una MO como soporte al
conocimiento necesario para las investigaciones de una universidad. Se
basan en una taxonomía para la cual primeramente clasifican los
recursos de conocimiento en tres fuentes principales: documentos en
papel, documentos informáticos y auto memorias. Estos se asignan a seis
tipos de memorias organizacionales: no computacionales, basados en
documentos, basados en conocimiento, basado en casos, de construcción
distribuida y combinación de varias técnicas. Este trabajo centra
principalmente en las actividades de carácter investigativo que
desarrollan los docentes universitarios.
Carmona, Nieto y Rubio (2005) presentan un modelo para el entorno web
del trabajador del conocimiento en este caso docentes universitarios.
El modelo articula tres componentes fundamentales: cultural, social y
tecnología. Es un modelo en red basado en el trabajo en comunidades
virtuales y en el uso de tecnologías de la información y comunicación.
Las implicaciones estructurales del modelo consideran las
media-estructuras, la gestión de contenidos, la implantación del
software social, las arquitecturas de información en el marco de la Web
semántica y de ontologías propias, objetos de aprendizaje que permitan
la estandarización y estructuración de los contenidos y el modelo
Suricata, modelo propio desarrollado por ellos como base estructural
metodológica y conceptual del proyecto.
Otro de los estudios es el desarrollado por Laoufi et al. (2011) que
presentan un enfoque basado en e-learning utilizando una plataforma
Moodle para construir una memoria organizacional de conocimiento
científico, técnico y administrativo de una universidad. El interés de
este trabajo es la construcción de un repositorio de recursos para la
formación e investigación. El Moodle y la información en la web son el
principal punto de entrada para el conocimiento y la información de la
organización.
3. Procedimientos metodológicos
3.1 Metodología
La Universidad Técnica Particular de Loja es una Institución de
Educación Superior ecuatoriana que imparte enseñanza y desarrolla
investigaciones con libertad científica-administrativa. Además otorga,
reconoce, revalida grados académicos y títulos profesionales; y en
general, realiza actividades propias para la consecución de sus fines
(Universidad Técnica Particular de Loja, 2009).
La UTPL oferta estudios en dos modalidades: Presencial y Abierta y a
Distancia. Cuenta con cuatro áreas de conocimiento: Técnica,
Socio-Humanística, Biológica y Biomédica, y Administrativa, de las
cuales se derivan a su vez varias unidades departamentales llamadas en
el presente proyecto centros de I+D. Los centros de I+D son unidades
académico-investigativas responsables de la generación, integración y
aplicación de conocimientos dentro de una disciplina o sub-disciplina
científica.
Entre los tipos de proyectos que se desarrollan en los centros de I+D
de la UTPL enmarcados en las áreas de desarrollo local y de cooperación
internacional, se encuentran: proyectos de transferencia de tecnología,
proyectos de extensión y servicios, proyectos de vinculación con la
colectividad, proyectos de investigación con financiamiento interno,
proyectos de investigación con financiamiento externo.
La UTPL además cuenta con algunas Direcciones Generales entre las
cuales la Dirección General de Investigación (DGI) es la que anualmente
realiza una convocatoria de proyectos de investigación en la que
participan docentes pertenecientes a cada uno de los centros de I+D
(Universidad Técnica Particular de Loja, 2009).
La DGI brinda asesoramiento directo y apoyo en formulación, ejecución y
cierre de proyectos. Así mismo cuenta con el sistema Intranet CITTES en
donde se almacena información generada de proyectos que se desarrollan
en cada centro, para lo cual se manejan plantillas generales para la
elaboración de proyectos (entregables, artículos, etc.) y presupuestos.
Sin embargo, cabe indicar que la Intranet CITTES no es una MO puesto
que el contenido que un docente ingresa no es compartido con otros.
Lastimosamente la información y conocimiento generado en los proyectos
de investigación se encuentra disperso, no está estructurado ni
almacenado de forma adecuada para ser transferido fácilmente a las
personas que lo puedan necesitar. Por tanto surge la necesidad de
contar con un SMO que ayude a gestionar la información y conocimiento
de dichos centros.
Para llevar a cabo la creación de un SMO, se vio la necesidad de
establecer contacto con los docentes involucrados en los proyectos a
fin de conocer cuál es la situación actual de los centros de I+D de la
UTPL.
Por tanto se llevó a cabo un proceso de investigación para el cual se
consideró el enfoque propuesto por (Saunders, Lewis y Thornhill, 2003),
donde se argumenta que existen importantes capas en el proceso de
investigación. Se consideró principalmente tres capas: 1) enfoque de
investigación: se utilizó el método inductivo, el cual es un proceso
analítico-sintético, que va de lo particular a lo general. De la
observación de los hechos particulares se obtienen proposiciones
generales. Este método debe valerse de la recolección de datos y
posteriormente analizar dichos datos para entender la naturaleza del
problema (Saunders et al., 2003); 2) estrategia de investigación: se
utilizó el caso de estudio, donde se partió del estudio y análisis de
la forma en cómo se está gestionando actualmente la información y el
conocimiento en varios centros de I+D de la UTPL y 3) el método
utilizado para la recolección de datos fueron entrevistas utilizadas
con el fin de descubrieron problemas y necesidades que los docentes
investigadores enfrentan en cuanto a la gestión de los activos de
conocimiento generados en el desarrollo de proyectos de investigación.
Para la selección de la muestra de docentes a entrevistar se partió
primeramente de un listado de 150 proyectos de investigación
proporcionado por la Dirección General de Investigación de la UTPL, los
cuales han sido desarrollados dentro las cuatro áreas de conocimiento
(administrativa, biológica y biomédica, socio humanística y técnica)
entre los años 2011-2012. Se consideró primeramente a aquellos docentes
investigadores que hayan desarrollado proyectos en ambos años
(2011-2012) y de aquí se selección al azar cinco representantes de cada
área de conocimiento ya que es la cantidad mínima de docentes que han
participado en el desarrollo de proyectos en ambos años. Obteniendo una
muestra de veinte docentes en total.
Las entrevistas se estructuraron en base a las siguientes preguntas:
¿Qué fases de manejan para el ciclo de vida de desarrollo de un
proyecto?, ¿Si manejan algún tipo de formato/plantillas para documentar
el proyecto, dónde se almacenan y en qué formato están?, ¿Qué medios se
utiliza para adquirir I/C durante todo el ciclo de vida de un
proyecto?, ¿Qué medios se utilizan para almacenar I/C generados durante
el ciclo de vida del proyecto, quiénes tienen acceso?, ¿Qué medios se
utilizan para compartir la I/C generados?, ¿Cuál es el proceso de
mantenimiento, búsqueda, difusión de la I/C generado en los proyectos?,
¿Qué acciones se toma para no perder la I/C adquiridos por un
integrante cuando éste abandona el proyecto?, ¿Qué acciones se toma
para compartir la I/C cuando un integrante ingresa al proyecto?.
3.2 Presentación de resultados
Para el desarrollo de proyectos algunos entrevistados mencionaron que
manejan distintas fases de desarrollo dependiendo de la naturaleza de
los proyectos, en cambio otros mencionaron que no manejan fases de
desarrollo sino más bien se adaptan a los requerimientos de los
proyectos. Pese a esto, las fases mayormente mencionadas por los
docentes fueron la de planificación, ejecución y proceso de publicación
y/o presentación en todas las áreas de conocimiento. Todo esto conlleva
a no tener una estructura organizada para la I/C que se va adquiriendo
y/o generando progresivamente.
La mayoría de los entrevistados mencionaron que trabajan con plantillas
generales que les proporciona la DGI para elaboración de proyectos,
presupuestos, convenios, cartas de compromiso, entregables de proyecto,
etc. Sin embargo, también se utilizan plantillas establecidas dentro de
los centros de I+D para recolección y documentación de toda aquella I/C
valiosa que se genera durante las fases del ciclo de vida del
desarrollo de proyectos. Además existen diversas fuentes utilizados por
los docentes investigadores para adquirir I/C, siendo mayormente
utilizadas las BD especializadas, proyectos anteriores, artículos
científicos, reuniones de trabajo y consultores y expertos. Sin
embargo, todas estas fuentes están dispersas y muchas de ellas son de
difícil acceso, es decir, no son compartidas, por lo que resulta muy
complicado buscar y utilizar esta I/C, además de consumir mucho tiempo
y esfuerzo realizando estas tareas.
La mayoría de la información está en formato digital aunque dos de
ellos además manejan cuadernos de borrador para anotar ciertos datos de
muestras recogidas como parte de las actividades diarias dentro de los
proyectos. Con respecto a los medios en donde es almacenada la I/C que
se genera o adquiere en el desarrollo de proyectos de investigación los
más utilizados son el computador personal y la Intranet CITTES.
Por otro lado, los encargados de almacenar la información son
principalmente los coordinadores o responsables de proyecto. Además
también lo pueden hacer los docentes investigadores responsables de
cada componente, tesistas, becarios o secretarias que estén
relacionados con el proyecto.
Con respecto a la accesibilidad, existen muchas restricciones. Dentro
de los mismos grupos de proyectos se puede observar que cada integrante
trabaja en algún tema específico y que la I/C generados solo es
accesible a su dueño ya que reposan en su computador personal. En el
sistema Intranet CITTES a pesar que se almacena la información generada
de proyectos lastimosamente no es compartido con otros investigadores.
También han indicado los docentes que como consecuencia de la falta de
accesibilidad y de un lugar centralizado de almacenamiento, la I/C en
muchos de los casos no está siendo debidamente mantenida. Esto además
genera una falta de retroalimentación, reutilización y actualización de
dicha información.
En cuanto a las búsquedas, la mayoría de los entrevistados mencionaron
que el proceso de búsqueda de la información es relativamente fácil
cuando ésta se encuentra almacenada ya sea en carpetas compartidas,
computadores personales o de grupo. La dificultad de búsqueda aumenta
cuando dicha I/C no es compartida con todos.
Para la difusión de la I/C cuando los proyectos desarrollados por los
profesores son de carácter investigativo la difusión de los mismos
preferentemente se hace a través de artículos o publicaciones
científicas, encuentros, congresos, eventos ponencias nacionales e
internacionales y reuniones de trabajo a nivel de grupos de proyectos y
de departamento. Por otro lado cuando los proyectos son de extensión y
servicios los resultados finales son difundidos internamente a
autoridades y personal específico de la UTPL.
Entre las acciones que se toman para no perder la información cuando un
miembro abandona el proyecto, los docentes entrevistados mencionaron
varias alternativas al respecto, tales como: 1) toda la información sea
almacenada en repositorios, bases de datos, sistemas, computador
personal que pertenece a la universidad y por lo tanto no se pierde la
información, 2) se busca que todos los miembros mantengan toda la
información, 3) la persona que abandona el proyecto debe transferir la
información al nuevo integrante o al responsable del proyecto mediante
correo electrónico, memorias, Dropbox, informes de entrega,
capacitación guiada y de forma directa o mediante actas de
transferencia.
Por el contrario, cuando un miembro ingresa al equipo de proyecto,
algunos de los docentes entrevistados mencionaron que éste debe
trabajar para aprender bajo la línea de investigación en la cual se
está trabajando, otros mencionaron que cuando esto ocurre se toman
ciertas acciones para transmitir cierta información de interés para el
nuevo integrante mediante reuniones de trabajo, carpetas compartidas,
correo electrónico, memorias, capacitaciones, talleres.
4. Modelo de sistema de memoria organizacional
Para establecer el modelo del SMO se han considerado el entono social,
cultural, tecnológico y de procesos en el cual los docentes
investigadores se desenvuelven.
Las TIC conllevan a un valor agregado a la investigación (Karsenti y
Lira, 2011), pese a esto, Carmona et al. (2005) considera que las
herramientas tecnológicas por si solas no son garantía de cambio en el
trabajo por tanto incluye los componentes sociales y culturales. El
social dado que se trabaja para y con otros y el tecnológico como vía
para la instrumentación; y el cultural, ya que se requiere de cambios
en la forma como se realiza el trabajo.
Por otro lado Basaruddin et al. (2012) indica que los procesos son el
componente principal en la entrega de metas organizacionales y
cualquier enfoque que no considere los procesos fallará o será
percibido como fallo. En Wangenheim et al. (2001a) también especifica
que la definición de los procesos relacionados al conocimiento son
parte fundamental de la gestión del conocimiento. Por tanto para el
presente proyecto se ha considerado un Modelo de SMO (figura 3),
considerando los siguientes factores:
a) Gestión de la I/C en las actividades cotidianas del docente en el
ámbito de la investigación.
b) Soporte para la comunicación, la colaboración y el aprendizaje
organizacional.
c) Uso de las TIC y herramientas Web 2.0 (open source).
d) Los procesos establecidos para los sistemas de memoria
organizacional.
Además considerando que la creación del conocimiento es un proceso en
espiral que se da en la interacción entre el conocimiento tácito y
explícito es necesario integrar el modelo conversión SECI:
socialización, la conversión del conocimiento tácito en tácito;
externalización, la conversión del conocimiento tácito en explícito;
combinación, la conversión del conocimiento explícito en explícito; e
internalización, la conversión del conocimiento explícito en tácito
(Nonaka y Konno, 1998).
Estos cuatro componentes interactúan entre sí para gestionar la I/C de
forma correcta, donde el funcionamiento y comportamiento de uno de los
componentes afecta directamente a los demás, ver figura 3.
4.1 Descripción de los componentes de SMO
4.1.1 Componente cultural
La cultura organizacional se relaciona con la memoria organizacional
principalmente en dos formas: 1) la cultura organizacional es un medio
por el cual el significado se transmite a través del tiempo dentro de
un lugar de trabajo. En otras palabras es un conjunto de experiencias,
observaciones, eventos formativos, preferencias y lecciones
transferidas a través del tiempo. 2) la cultura organizacional influye
en la manera en que la información y conocimiento se comparten y
conservan por otros medios (Stoyko, 2009) por lo que es necesario la
creación de ambientes que estimulen la participación y colaboración de
los miembros en especial para que se comparta el conocimiento.
En el modelo de SMO se observa cómo los activos de conocimiento son
utilizados por el docente investigador quien los recupera, amplía,
extiende y restablece en su propio conocimiento tácito
(internalización) en base al estudio y la práctica cotidiana, pero no
se queda allí ya que como parte integrante de un entorno social al cual
pertenece, tiene el compromiso de generar nuevo conocimiento
(externalización) y compartirlo en el entorno del SMO.
En este sentido, es necesario que los docentes investigadores de los
Centros de I+D puedan comprender la importancia que conlleva el
gestionar de forma correcta la I/C existente en su entorno; compartir,
dinamizar e impulsar el conocimiento y adaptarse al cambio permanente,
generando con ello una alta creatividad, innovación y cambio
organizacional.
4.1.2 Componente social
Conformado por grupos o comunidades de docentes investigadores de los
distintos Centros de I+D en los cuales se desarrolla proyectos de
investigación. Es necesario establecer relaciones personales con el
apoyo de los altos directivos para fomentar una cultura de colaboración
y comunicación continua.
Para Ale et al. (2014) las redes de conocimiento facilitan la
transferencia de conocimientos en la organización y canalización los
esfuerzos de los trabajadores. Las redes de conocimiento son los
mejores vehículos para la comunicación e intercambio de conocimientos
dentro de una organización.
En el modelo de SMO se aplica este componente cuando los docentes que
trabajan en el desarrollo de un mismo proyecto realizan debates,
exposiciones, conversaciones informales, etc. (proceso de
socialización); así mismo realizan investigaciones en base a la
literatura existente (proceso de combinación), aplicando dichas
investigaciones a su entorno laboral y propiciando con ello a la
generación de nuevos activos de conocimiento (publicaciones de
artículos), apoyando de esta manera al aprendizaje organizacional así
como a la generación de mayores ventajas competitivas y de
productividad para los Centros de I+D.
Este componente comprende la integración de varias personas:
a) Autores de contenidos: docentes investigadores que forman parte de
los distintos centros, departamentos o proyectos.
b) Director de conocimiento: es la persona que se encarga de verificar
la calidad, relevancia e incentivar la actualización e ingreso de
contenidos. Esta persona debe ser el responsable o coordinador del
proyecto, o el director del centro o departamento.
c) Ingeniero de conocimiento: quien debe administrar y dar
mantenimiento al SMO.
4.1.3 Componente de procesos
Comprende los procesos de SMO indicados anteriormente.
La continua adquisición de conocimientos como parte integral de las
actividades de I + D es algo necesario. El conocimiento puede provenir
de medios externos a través de la recolección de artículos, bases de
datos, archivos físicos o digitales, etc., así como de medios internos
a través de reuniones con personas con diferentes perspectivas,
seminarios de investigación, reuniones o teleconferencias etc. (Stein y
Zwass, 1995; Wangenheim y Lichtnow, 2001).
La I/C debe ser codificado a fin de que pueda estar disponible para
quien lo necesita (Wangenheim y Lichtnow, 2001). Además los activos de
conocimiento deben ser almacenados y clasificados en la MO. A través de
la indexación (utilizando etiquetas definidas por los autores de
contenido), y niveles de privacidad que se le dé a cada activo se
permitirá la distribución y recuperación futura. Mecanismos de control
de acceso y de recuperación de contenidos de la MO deben ser
considerados (Stein y Zwass, 1995; Olivera, 2000).
El mantenimiento es esencial en un SMO. Debe ser un ciclo continuo y
permanente en el que todos sus miembros deben participar activamente
con el fin de lograr la evolución y expansión progresiva.
Por último el modelo de SMO permite a los docentes investigadores
realizar intercambio y publicación de los activos de conocimiento
mediante canales de comunicación y colaboración, los cuales deben estar
disponibles de acuerdo al nivel de privacidad que se le den a dichos
activos.
4.1.4 Componente tecnológico
Tanto el componente social, cultural y de procesos deben apoyarse en el
uso de las TIC. El hecho de que en los Centros de I+D se procesa gran
cantidad I/C, hace sumamente necesario la creación de una mínima
infraestructura tecnológica que comprende sistemas software, hardware y
comunicaciones (Carmona et al., 2005). Además según Karsenti y Lira
(2011) las TIC incrementan el acceso a la información así como la
gestión de las distintas fases de un proyecto de investigación.
La tecnología de la información tiene como propósito la conversión del
conocimiento tácito en explícito, ayuda a la captura, codificación y
distribución del conocimiento (Ale et al., 2014), por lo tanto en este
componente es necesario determinar los elementos tecnológicos inmersos
en la gestión del conocimiento para la construcción de la
infraestructura tecnológica para el SMO a desarrollar. Dichos elementos
deben estar diseñados con el propósito de permitir el flujo de los
procesos, de disminuir la distancia comunicativa, proveer un entorno
centralizado para el acceso fácil y seguro, seguridad y privacidad de
la información, flujos que permitan la comunicación, la colaboración y
el aprendizaje tanto individual como organizacional.
Actualmente un amplio rango de Tecnologías de la Información has sido
usado para implementar un SMO. Estas tecnologías incluye correo
electrónico, sistemas de soporte a grupos, base de datos, data
warehouses, navegadores, máquinas de búsqueda, internets, intranets,
sistemas de base de conocimiento, agentes inteligentes (Wangenheim y
Lichtnow, 2001).
Cabe indicar que aunque la tecnología es uno de los componentes clave
para el desarrollo del SMO, por sí sola no logra un desarrollo
adecuado, ya que es necesario buscar un equilibrio con los otros
componentes para conseguir la mejora en los procesos de gestión de la
I/C de los Centros de I+D (Carmona et al., 2005) asegurando así el
éxito de la propuesta planteada.
5. Desarrollo e implementación del sistema de memoria organizacional
El desarrollo e implementación del SMO se baso en el modelo propuesto
Figura 3, cabe indicar que se centró especialmente en los componentes
de procesos, social y tecnológico, queda pendientes el componente
cultural ya éste requiere de un apoyo a nivel institucional.
El SMO se planteó desde el inicio como un entorno accesible a través de
la Web lo que permite conseguir un sistema centralizado, independiente
a la máquina cliente o navegador y de transmisión rápida de acuerdo a
las características de las TIC.
Se implementó el SMO bajo el uso de la plataforma Elgg debido a que
integra perfectamente las características del Modelo de SMO propuesto,
así como herramientas de colaboración, comunicación y aprendizaje
individual y organizacional (Figura 4), lo que permitirá la correcta
generación, conservación y transferencia de la I/C en los Centros de
I+D de la UTPL.
Elgg (s.f.) además tiene otras ventajas como ser de código abierto,
actúa como gestor de contenidos que integra componentes sociales y
comunidades de aprendizaje; se adapta a cualquier tipo de requerimiento
permitiendo lograr soluciones precisas y personalizadas a través del
desarrollo de plugins, posee herramientas de comunicación, blogueo,
trabajo en red, recolección de noticias vía feeds, perfiles de usuarios
personalizables, gestión de contenidos y de usuarios, proporciona un
repositorio de archivos (con posibilidades de Podcasting), soporte de
internalización, amplio sistema de búsquedas basado en etiquetas así
como controles de acceso y privacidad a través de todo el contenido del
sitio, entre otras ventajas.
La figura 5 muestra la interfaz web del SMO al iniciar sesión
utilizando la plataforma Elgg. Las principales funcionalidades y
servicios del menú principal son: actividad, artículos, archivos,
páginas, marcadores, grupos, miembros, fotos, videos, faqs, foros,
eventos y entradas de soporte. La barra de estado superior muestra
perfil, amigos, mensajes, chat, búsqueda, administración y
configuración (siendo la opción de administración disponible únicamente
para el/los administradores del sitio web). La barra de estado lateral
muestra contenido personalizado e información de los distintos activos
de conocimiento dependiendo del tipo de representación de conocimiento
en el que se encuentre el usuario en ese momento. Por último, el área
de trabajo un área lo bastante amplia para trabajar con comodidad
(regla del 80%); en donde el usuario podrá tener una visión en conjunto
del SMO.
5.1 Herramientas de colaboración
El trabajo colaborativo como estrategia principal para la generación y
distribución de conocimiento en los Centros de I+D, propicia flujos de
trabajo adecuados que permiten mejorar la producción en la
investigación científica mediante los siguientes servicios:
a) Comunidades y grupos: se pueden crear grupos comunidades de
investigación y modificar sus características. Cada grupo cuenta con un
escritorio colaborativo (un medio de organización, planeación y trabajo
en equipo, en donde se almacenen y compartan los activos de
conocimiento y se gestionen carpetas y subcarpetas) y un director de
contenido (asignar permisos o restricciones, añadir o quitar
características al grupo, controlar los contenidos que se publican,
etc.).
b) Gestión de archivos: la gestión de archivos incluye documentos,
fotos y videos. Aquí es importante que los archivos de documentos
electrónicos se gestionen de tal forma que se centren en las
necesidades y los modelos de trabajo de los investigadores (Barton y
Waters, 2005). Por tal razón, para organizar estos tres tipos de
archivos así como los demás activos de conocimiento de grupo, se han
tenido en cuenta varios factores: 1) creación de grupos y subgrupos de
acuerdo a los Centros de I+D y los proyectos a desarrollar, y 2)
mantenimiento de un repositorio en el cual sus miembros puedan
depositar los contenidos que sean de valor para todo el grupo.
c) Gestión de proyectos: la gestión de proyectos se hace de manera
integral utilizando todos los servicios de colaboración y comunicación
disponibles dentro del módulo de grupos. El director o responsable del
proyecto es quien debe crear los grupos y dentro de estos crear
proyectos, asignar permisos de acceso, enviar invitaciones a unirse al
grupo, asignar recursos, etc. Por otra parte, el equipo de proyecto
crea y mantiene las tareas asociadas a dichos proyectos.
d) Páginas sociales: se pueden crear páginas personales o grupales en
forma de wikis, lo que se conoce como edición colaborativa, en donde
todos sus integrantes pueden acceder, modificar, insertar nuevos
elementos, realizar comentarios, etc. Es muy útil para realizar
tutoriales, guías, materiales de aprendizaje, en general, compartir el
conocimiento de cada uno de sus integrantes.
e) Marcadores sociales: permite almacenar enlaces de referencias
bibliográficas así como enlaces de sitios de interés para que estén
disponibles para todos los integrantes de un mismo grupo o proyecto.
f) Indexación: el almacenamiento, conservación, distribución y
recuperación de los activos dentro de la MO se basa en la asignación de
etiquetas, las cuales deben ser correctamente definidas por parte de
los autores de contenido. En el entorno del SMO todo se basa en
etiquetado: contenidos, usuarios, grupos, etc.
g) Búsqueda: la búsqueda tanto de activos de conocimiento como de
expertos y grupos se realiza en base a etiquetas e información
adicional suministrada, mediante consultas en lenguaje natural. En
donde la búsqueda se realiza a nivel general de todo el sitio, es
decir, usuarios, archivos, fotos, páginas, grupo, etc.
5.2 Herramientas de comunicación
La comunicación continua permitirá a los docentes investigadores de
forma muy fácil, transmitir sus experiencias mediante: ideas,
propuestas, reuniones, casos exitosos, tareas, etc. entre individuos
del mismo grupo, proyecto o departamento, y de todos estos, con el
medio externo.
El SMO dispone de varios canales de comunicación como: foros, eventos,
e-mail, chat.
5.3 Herramientas de aprendizaje
a) Escritorio personal: provee un entorno de aprendizaje personal, en
donde los docentes pueden conservar, clasificar y gestionar su
información personal y extraerla cuando la requieran.
b) Directorio de expertos: es necesario que cada docente investigador
publique en su perfil sus habilidades, experiencias, intereses,
trabajos realizados, ya que el directorio de expertos se basa en la
búsqueda de expertos mediante sus perfiles de usuario en el entorno, lo
que posibilita con ello a crear comunidades de investigación.
c) FAQs: A través de preguntas y respuestas frecuentes relacionadas a
la solución de un problema, es posible comunicar el conocimiento que un
experto posee en un determinado dominio.
d) Blogs: otra forma de representar y comunicar el conocimiento de los
individuos es a través de la publicación de blogs personales sobre
temas de interés, lo cual permite del mismo modo capturar habilidades,
experiencias o estrategias de solución a un determinado problema o
situación específica.
En el contexto de las IES los Centros de I + D son centros intensivos
en conocimiento y en su interior se desarrollan proyectos tecnológicos,
investigativos, científicos y académicos. Estos centros tienen el firme
deber de gestionar de forma adecuada y mantener dicho conocimiento como
mecanismo prioritario de desarrollo y fuente de ventajas competitivas.
Se logró implementar el SMO en dichos centros de acuerdo al modelo de
SMO propuesto y con ayuda de las herramientas tecnológicas y servicios
de comunicación, colaboración y aprendizaje. Sin embargo, para lograr
el éxito de esta propuesta es necesario contar el apoyo tanto de los
directivos de cada Centro de I+D de la UTPL así como de los directores
o responsables de los distintos proyectos de investigación. Estos
últimos en especial son quienes deben promover una cultural de
colaboración y motivación entre su equipo de trabajo comprometiéndolo a
tener una participación proactiva que busque la eficiencia, eficacia y
productividad organizacional, dando lugar al crecimiento y
actualización progresiva del SMO.
6. Discusión y resultados
Se realizaron pruebas de usabilidad del SMO con los usuarios finales de
un determinado departamento de la UTPL en base a encuestas, con lo cual
se logró llegar a los siguientes resultados:
El 80% de usuarios respondieron positivamente en cuanto a la facilidad
de aprendizaje y adaptación en el entorno del SMO, sin embargo, varios
de ellos tenían poca familiaridad, falta de uso y conocimiento en
cuanto a herramientas web 2.0.
Mediante los resultados obtenidos de las encuestas, el 90% de usuarios
completaron las tareas de gestión del conocimiento, con lo cual se
deduce que el entorno web del SMO es en lo general simple, intuitivo y
enfocado al usuario.
Existe un grado de acogida significativo por parte de los altos
directivos así como por los docentes investigadores en contar con una
herramienta que les permita gestionar de forma adecuada la información
y conocimiento colectivo.
En cuanto al rendimiento de las tareas, se sobrepaso el tiempo estimado
en que normalmente se tardaría el usuario en completar una tarea
similar como lo venía haciendo, sin embargo, teniendo en cuanta que los
usuarios no cuentan con la experiencia necesaria para utilizar este
tipo de sistemas, el tiempo necesario para cumplir con dichas tareas
podría disminuir progresivamente con el uso del sistema.
La mayoría de usuarios mencionaron que encuentran bastante útiles las
funcionalidades del entorno web del SMO.
7. Conclusiones
Uno de los problemas principales que se encontró en los Centros de I+D
es que no se estaba compartiendo ni mucho menos conservando el
conocimiento que las personas poseen como resultado de experiencias,
prácticas, actitudes, valores, etc. Por lo que el SMO aporta con sus
múltiples servicios especialmente de colaboración para que el
conocimiento (como activo a gestionar) no se pierda.
Se estableció un modelo para la representación del SMO considerando el
entorno investigativo en que se desenvuelven los docentes y las
necesidades de la gestión de I/C encontrados en los Centros de I+D.
Se logró implementar el SMO utilizando TIC, las cuales ofrecen
herramientas necesarias para el proceso de gestión del conocimiento,
permitiendo de esta manera la generación, conservación y transferencia
de los activos de conocimiento que se adquieren y/o generan en el
desarrollo de proyectos de investigación.
Un SMO proporciona integración y acceso a la información de una
organización, por lo que su implementación permitió a los docentes
investigadores tener la información adecuada en el momento que la
necesiten, lo que incrementa su productividad.
Los resultados de la implementación del entorno web del SMO se
evidenciaron en los diferentes servicios presentados, además de lograr
que los docentes se acerquen a los procesos tecnológicos de gestión del
conocimiento.
El SMO permite capturar y categorizar el conocimiento de los expertos y
ponerlo a disposición de un grupo en particular o ponerlo a disposición
de todo el público, lo que aporta al aprendizaje tanto personal y
organizacional.
Hubo un interés significativo por parte de los altos directivos así
como por parte de los docentes investigadores del Centro de I+D en el
cual se realizaron las pruebas de usuario final; para ellos es
importante contar con una herramienta que les ayude a gestionar de
forma adecuada la información y conocimiento colectivo, lo que
incentiva a promocionar el uso de este sistema a estancias superiores
de la universidad.
La propuesta del SMO y su aplicación en los Centros de I+D, permite a
los docentes utilizar este tipo de sistemas, accediendo de esta manera
a un conjunto de servicios integrados que propicien la generación,
conservación y transferencia de los activos de conocimiento que se
generan en el desarrollo de proyectos de investigación.
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Correspondencia a:
Ruth Reátegui: Docente investigador de la Universidad Técnica
Particular de Loja, Ecuador. Ingeniero en Sistemas Informáticos y
Computación. Maestría en Ingeniería en Gestión de Conocimiento.
Dirección electrónica: rmreategui@utpl.edu.ec
Ana Poma: Universidad Técnica Particular de Loja, Becario de
Investigación, Ecuador. Ingeniero en Sistemas Informáticos y
Computación. Dirección electrónica: alpomax@utpl.edu.ec
Segundo Benítez: Docente investigador de la Universidad Técnica
Particular de Loja, Ecuador. Ingeniero en Sistemas Informáticos y
Computación, Maestría en Ingeniería en Gestión de Conocimiento.
Dirección electrónica: srbenitez@utpl.edu.ec
Germania Rodríguez: Docente investigador de la Universidad Técnica
Particular de Loja, Ecuador. Ingeniero en Sistemas Informáticos y
Computación. Dirección electrónica: grrodriguez@utpl.edu.ec
Artículo recibido: 23 de octubre, 2014 Enviado a corrección: 9 de
febrero, 2015 Aprobado: 20 de abril, 2015