e-Ciencias de la Información
Volumen 13,
número 2: julio-diciembre 2023
DOI: https://doi.org/10.15517/eci.v13i2.53684
Proyecto de gestión de la información en la Escuela de
Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Universidad de Costa Rica
como apoyo a los procesos de mejoramiento continuo
Information Management Project at
the School of Library and Information Sciences of the University of Costa Rica
as support for continuous improvement processes
Ginnette Calvo Guillén
Universidad
de Costa Rica, San José, COSTA RICA
ginnette.calvoguillen@ucr.ac.cr
ORCIRD: https://orcid.org/0000-0003-0551-4855
Resumen
Del 2019 al 2021 se llevó a cabo la primera fase de un proyecto de
gestión de la información en la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la
Información de la Universidad de Costa Rica, surgido como respuesta a las
problemáticas identificadas en el proceso de autoevaluación 2007-2011, entre
las que destacan: debilidades en el uso y la difusión de la información, un
sistema de archivo débil que no ha sido gestionado ni actualizado de forma
pertinente y la falta de políticas específicas para el manejo de los
expedientes. El proyecto se aborda desde un enfoque cualitativo y busca describir
la forma en que la gestión de información se desarrolla en la escuela, a la vez
que brinda aportes que permiten fortalecer los procesos desarrollados.
Contempla tres etapas: mapeo de la información, definición de políticas y
preparación de los actores involucrados en la gestión de la información. Entre
los principales logros destaca la mejora en la sistematización y la gestión de
la información, así como el fortalecimiento de la comunicación interna. Esto se
ve reflejado en la puesta en marcha de un sistema de gestión de documentos
automatizado, un manual de procesos y la capacitación del personal docente y
administrativo en la gestión documental. Se concluye sobre la necesidad de
involucrar a diferentes actores en el proceso, además, trabajar de la mano con
profesionales de otras disciplinas. Finalmente, se rescata la importancia de
contar con recurso humano calificado como elemento clave para la calidad de los
procesos documentales.
Palabras clave: gestión documental, gestión de la información, gestión
del conocimiento.
Abstract
The first phase of an information management project was carried out at the School of Library and Information Sciences of the University of Costa Rica, from 2019 to 2021. The project was created as a response to the weaknesses identified in the self-assessment process of 2007-2011, among which stand out: weaknesses in the use and dissemination of information, a weak archive system that has not been managed or updated correctly and the lack of specific policies for the handling of files. The project is approached from a qualitative approach and seeks to describe the way in which information management is developed in the School, while providing contributions that allow strengthening the processes developed. It contemplates three stages: information mapping, policy definition and training of the actors involved in information management. Among the main achievements, the improvement in the systematization and management of information stands out; as well as the strengthening of internal communication. This is reflected in the implementation of an automated document management system, a process manual, and the training of teaching and administrative staff in document management. It concluded the need to involve different actors in the process; as well as working hand in hand with professionals from other disciplines. Finally, the importance of having qualified human resources as a key element for the quality of documentary processes is pointed out.
Keywords: document management, information management, knowledge management.
Fecha de recibido: 12 ene, 2023
Fecha de corregido: 21 feb, 2023
Fecha de aceptado: 15 mar, 2023
1. Introducción
Las organizaciones tienen
como parte de sus bienes más preciados la información y el conocimiento que
generan; con estos recursos se integran a la sociedad de la información y el
conocimiento de una forma competitiva y exitosa, por lo que su gestión se
vuelve un elemento clave para lograr dicha meta. Dentro del ámbito de la
ciencia bibliotecológica y de la información a esto se le conoce como gestión
de la información y gestión del conocimiento. A su vez, las organizaciones
producen información documental que facilita la comunicación organizacional,
proceso conocido como gestión documental desarrollado desde en el ámbito de la
archivística.
A continuación, se brindan
los antecedentes más relevantes en torno a la gestión documental y de la
información de la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información
(EBCI) de la Universidad de Costa Rica. En primer orden, a raíz del proceso de
autoevaluación 2007-2011 se identificó que «existen debilidades en la gestión
de la información, específicamente en el uso y difusión de esta» (Comisión de
Autoevaluación, 2013, p. 572); a nivel general, no se contaba con políticas
específicas para su manejo oportuno. En el caso particular de los procesos de
autoevaluación, es preciso mencionar que estos implican consultar una cantidad
considerable de información que se solicita a las diferentes instancias de la
EBCI, esto ha presentado un reto especial, pues se ha hecho evidente la falta
de normalización de los procesos, de sistematización de la información y de
inducción en la gestión de información y documental en el ámbito de la unidad
académica. Por ejemplo, cuando las comisiones y las secciones no documentan sus
procesos, al haber un cambio en la coordinación la persona a cargo debe
realizar de nuevo todo el trabajo de identificar las funciones, los procesos y
conocer el funcionamiento de la comisión o la sección asignada, lo cual deriva
en una pérdida de tiempo y recursos que podrían aprovecharse mejor.
Por otra parte, en el año
2014 fue realizado un mapeo de la información con el fin de fortalecer las
divulgaciones a través del sitio web de la EBCI; dicho ejercicio evidenció la
«falta de una gestión adecuada de la información, en general la información se
encontraba dispersa, así como la falta de una difusión articulada y
sistemática» (Calvo Guillén, 2015, p. 2). Al mismo tiempo, el mapeo de la
información
Tuvo un fuerte impacto a nivel organizacional en la
medida que mejoró la forma en que dicha información es gestionada. De igual
forma, permitió generar conciencia sobre el valor que tiene la información para
cada uno de los procesos institucionales y su relevancia para la toma de
decisiones. Asimismo, permitió identificar información y procesos que no
estaban claramente identificados, lo cual es un insumo sumamente valioso para
la gestión diaria de la unidad académica. (Calvo Guillén, 2015, p. 17)
Bajo el compromiso de
mejoramiento y producto de la autoevaluación 2007-2011, la EBCI emprendió el
proyecto Sistema de gestión y comunicación (SIGE), de 2015 a 2018, este planteó
los siguientes objetivos: 1. Implementar un sistema de archivo administrativo
de acuerdo con las políticas establecidas por el archivo universitario y 2.
Desarrollar un sistema para el almacenamiento y la recuperación de la
información de la EBCI en apoyo a la gestión de las tres carreras. El primer
objetivo se concentró en el trabajo con la documentación impresa y el segundo,
con la documentación en formato digital. Dentro de los logros, se adecuó el
archivo impreso a las políticas institucionales y se capacitó al personal
administrativo de la EBCI en su gestión, esto con la asesoría del personal del
Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL). Para la segunda etapa, se
consultó a diferentes instancias (AUROL, Centro de Informática y Rectoría) y se
recomendó a la EBCI solicitar permiso a la Rectoría para acceder al Sistema de
gestión de documentos (Sisdoc), utilizado por AUROL
en ese momento; sin embargo, la Rectoría señaló que, debido a limitaciones
técnicas del programa Sisdoc, resultaba imposible;
era necesario esperar a que el Centro de Informática creara la nueva aplicación
para la gestión documental de archivos que se aplicaría en toda la universidad
(sistema conocido más adelante como SIGEDI).
Asimismo, a
raíz de los procesos de autoevaluación y acreditación de las unidades
académicas, las diferentes instancias administrativas experimentaron un aumento
considerable y constante de solicitudes de información para dichos procesos, lo
que evidenció la necesidad de
Desarrollar
un sistema institucional de información que responda a los requerimientos de
los procesos de autoevaluación, acreditación y a la rendición de cuentas y que
permita oportunamente disponer de los datos e información institucional
pertinente para apoyar las labores de las unidades académicas y la toma de
decisiones en esa materia. (Consejo Universitario, 2014, p. 31)
Entonces, en 2017 dio inicio
el desarrollo del Sistema de Información Institucional para la Autoevaluación y
la Gestión de la Calidad (SIIAGC), que se alimenta de los diferentes sistemas
institucionales y facilita consultar, exportar datos, brindar estadísticas,
entre otros. Debido a que trabaja con información sensible, su acceso es
restringido y se autoriza únicamente a las autoridades de las unidades
académicas. Además, al ser muy robusto se está trabajando por módulos, el
módulo I se completó en el año 2018 y está conformado por información de la
población estudiantil (arroja cortes de admisión de la carrera, estudiantes con
otras carreras, rendimiento académico, etc.), la población graduada (recoge
información de contacto, lugar de trabajo, puesto que desempeña, etc.), el
personal docente (contempla un apartado para registrar las actividades en el
exterior y nacionales, estatus de becas de estudio, histórico de todos los
cursos que ha impartido, etc.) y el personal administrativo, técnico y de
apoyo. En noviembre del año 2021 el Centro de Evaluación Académica avaló el
ingreso de las autoridades de la EBCI al SIIAGC.
Por último, en el año 2019 se
realizó el lanzamiento del Sistema de Gestión de Documentos Institucional (SiGeDI); la EBCI fue una de las primeras unidades
académicas en implementarlo, específicamente en setiembre de 2019, lo cual fue
posible gracias a los avances del anterior proyecto SIGE. Este sistema tiene
como propósito
Dotar
al personal universitario con un instrumento automatizado, vía web, que asegure
una administración eficiente de la gestión documental desde la planificación,
creación, recepción, trazabilidad, selección y demás etapas del ciclo de vida
de los documentos, asegurando la aplicación de requerimientos institucionales y
normas archivísticas. (Archivo Universitario Rafael Obregón Loría, 2019, p. 3)
A pesar de los esfuerzos
descritos, aún quedaba mucho por lograr, esto debido a que el proyecto SIGE
solo cubrió la etapa de la gestión documental impresa, si bien era necesario
completar lo referente a la gestión documental digital y de la información generada
por las diferentes comisiones de trabajo de la EBCI. De tal forma, se evidenció
la importancia de contar con un proyecto macrointegrador
de todas las acciones en materia de gestión de información que se realizan en
la unidad académica.
El presente escrito describe
el desarrollo de la primera fase del proyecto de gestión de la información de
la EBCI, cuyo fin es apoyar los procesos de mejoramiento continuo que
contemplan la investigación, la docencia, la acción social y las labores docentes-administrativas.
Para ello, se plantearon los siguientes objetivos: 1) Realizar el mapeo de la
información de los procesos de mejoramiento continuo y de divulgación de la
investigación, la docencia y la acción social; 2) Definir políticas para la gestión
de la información de los procesos de mejoramiento continuo y de divulgación de
la investigación, la docencia y la acción social; 3) Conformar los equipos de
trabajo para la gestión de la información de los procesos de mejoramiento
continuo y de divulgación de la investigación, la docencia y la acción social.
El proyecto fue inscrito ante la Vicerrectoría de Investigación de la UCR y,
aunque no contó con presupuesto para partidas específicas, fue apoyado con
horas para la asistente y se asignó carga académica a las personas
investigadoras.
2. Referentes teóricos
De acuerdo con Murray (2002),
«realizar procesos de gestión nos posibilita entre otras cosas elaborar
información dispersa en áreas, reunirlas para ubicarlas en almacenamiento de
información, comunicación interna, recurrir a diversos centros de información
como bases de datos remotas, índices, catálogos, etc.» (p. 4). Así, la gestión
nos permite ordenar los procesos organizacionales para ejecutarlos de una forma
más eficiente. Dependiendo del recurso con el que estemos trabajando, podemos
encontrar tres gestiones que se desarrollan en las organizaciones: la gestión
documental, la gestión de la información y la gestión del conocimiento.
2.1 Gestión documental
Se trata de la «gestión
basada en sistemas y herramientas cuya finalidad fundamental es la captación,
almacenamiento, recuperación, presentación y transmisión de cualquier tipo de
documento susceptible de ser utilizado en una empresa o institución» (Maestre,
2000, como se cita en Chávez Montejo y Pérez Sousa, 2013, p. 223). Esta abarca
información documental de lo que podríamos definir como del día a día;
por ejemplo, en una entidad universitaria como la UCR podemos encontrar los
siguientes documentos que se tramitan en las diferentes instancias
administrativas y unidades académicas: actas de órganos colegiados, minutas,
boletines, oficios, certificaciones, circulares, discursos, memorandos, entre
otros. En Costa Rica, los profesionales encargados de esta labor son los
archivistas.
2.2 Gestión de la información
Siguiendo los principios
señalados por Orna (2000) y Butcher Rowley (1998), es
necesario considerar a la gestión de información «como una actividad o función
estratégica en una organización encargada de concretar las políticas de
información trazadas por dichas instituciones» (como se cita en Ponjuán Dante, 2011, p. 16). Según el modelo Ponjuán Dante (2011), esta se compone de necesidades y
expectativas de los usuarios, políticas de información, surgimiento de nueva
información, proceso estratégico, sistemas, información (contenidos), ciclo de
vida de la información, productos o servicios (ofertas), procesos, tecnología,
recursos humanos, gestión del cambio y cultura organizacional e informacional.
Esta labor es realizada por profesionales en bibliotecología, quienes poseen
una vasta experiencia al respecto.
2.3 Gestión del conocimiento
Conforme a la propuesta de
Pérez-Montoro Gutiérrez (2008), la gestión del conocimiento en una organización
se comprende como
La
disciplina que se encarga de estudiar el diseño y la implementación de sistemas
cuyo principal objetivo es que todo el conocimiento tácito, explícito,
individual, interno y externo involucrado en la organización pueda transformase
y convertirse, sistemáticamente, en conocimiento organizacional o corporativo,
de manera que ese conocimiento corporativo, al ser accesible y poder ser
compartido, permita que aumente el conocimiento individual de todos sus
miembros y que esto redunde directamente en una mejora de la contribución de
esos sujetos en la consecución de los objetivos que persigue la propia
organización. (pp. 63-64)
A partir de lo expuesto, es
posible identificar la existencia de una interrelación entre los tres
conceptos. Al respecto, Pérez-Montoro Gutiérrez (2008) señala que «el concepto
de información se basa en el de dato, el de conocimiento se basa, a su vez, en
el de información» (p. 49). Por su parte, Chávez Montejo y Pérez Sousa (2013)
señalan que
La Gestión de información lleva implícita una Gestión
documental de fondo (...) un adecuado tratamiento en la Gestión Documental
conlleva una correcta Gestión de Información, las cuales serían los cimientos
para la construcción de otro enfoque más novedoso: la Gestión del Conocimiento.
(pp. 225 -226)
De esta forma, ha quedado de
manifiesto la importancia de que las organizaciones, mediante estos procesos,
dispongan de la información necesaria en el momento oportuno, para el logro de
sus objetivos y la toma de decisiones. Bajo dicha premisa, la EBCI de la
Universidad de Costa Rica se ha dado a la tarea de fortalecer sus procesos de
gestión.
3. Metodología
El proyecto
fue abordado desde un enfoque cualitativo. Su objetivo consiste en describir la
forma en que la gestión de información se desarrolla en la EBCI, a la vez que
brinda aportes que permitan fortalecer los procesos desarrollados. La primera
fase del proyecto expuesta en el presente artículo se desarrolló de 2019 a 2021
y contempló tres etapas: 1. El mapeo de la información de los procesos; 2. La
definición de las políticas para la gestión de la información; y 3. La
conformación y preparación de los equipos de trabajo para la gestión de la
información.
Para
recolectar la información, se llevó a cabo un análisis documental, tomando como
base principal el mapeo de la información realizado en el año 2014 (Calvo
Guillén, 2015) y actualizando los procesos según los cambios que se han dado
desde esa fecha hasta 2021. Además, se aplicó la técnica de grupos focales con
el fin de validar los diagramas de flujo (producto de la etapa del mapeo de la
información) y el manual de procesos (producto de la etapa de definición de
políticas para la gestión de la información); para esto, participaron 10
docentes en su rol de coordinador o coordinadora de comisiones y secciones. Los
datos se sometieron a un análisis descriptivo.
4. Resultados y discusión
Si bien el
proyecto se concentró en la gestión de la información, debido a la importancia
de contar primeramente con una adecuada gestión documental en la EBCI, fue
preciso tomar acciones en esta área. Por ende, a inicios de 2019 un equipo de
seis estudiantes de trabajo comunal universitario (TCU) brindaron su apoyo de
enero a febrero en el archivo físico de la unidad académica, con el
acompañamiento de la asistente del proyecto, quien para ese entonces era
estudiante avanzada de la carrera de Archivística. La labor principal de este
grupo consistió en identificar el estado de los documentos, es decir,
determinar si ya habían cumplido su plazo de conservación para trasladarlos al
AUROL o, en caso contrario, descartarlos, siguiendo las disposiciones institucionales
establecidas por la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de
Documentos (CUSED) y el AUROL.
Una vez
finalizado el periodo del equipo de estudiantes de TCU, la tarea anterior fue
retomada en marzo 2019 por la asistente del proyecto. Este fue un ejercicio muy
arduo, ya que era urgente la atención de los documentos físicos no solo para
liberar espacio en las instalaciones de la EBCI, sino para contar con
información oportuna para la toma de decisiones. Por consiguiente, se determinó
que el descarte tenía ya varios años sin realizarse, por ejemplo, el primer
bloque de documentos trabajados era de 2002, lo cual evidencia que algunos
tenían más de 15 años e, incluso, superaban el plazo respectivo para proceder a
eliminarlos. Además de no tomarse en cuenta la tabla de plazos, se evidenció la
ausencia de organización de acuerdo con las series documentales provistas por
CUSED y el AUROL, aspecto en que también colaboró la asistente de archivística.
De
forma simultánea a la implementación del SiGeDI, se
solicitó ayuda a la asistente del proyecto para capacitar al personal
administrativo encargado del rol de archivo (la encargada de asuntos
estudiantiles y la recepcionista), los elementos estudiados en la capacitación
fueron los siguientes: conceptos básicos archivísticos, políticas
institucionales en materia de gestión documental, proceso de creación de
documentos, tareas del rol de archivo, principales procesos técnicos
(designación de las palabras claves, clasificación de documentos y gestión de los expedientes). También, se les
brindó material de apoyo que consistía en una serie de videotutoriales del
AUROL sobre los procesos documentales.
A
mediados de 2020, en una etapa de seguimiento a la gestión documental realizada
en el SiGeDI, se solicitó a la asistente del proyecto
identificar debilidades con relación a la labor de archivo dentro del sistema.
A continuación, se presentan los resultados del informe de estado:
a)
Circulares: se ha detectado que en algunos casos no existe una separación entre
circulares enviadas y circulares recibidas, por lo tanto, circulares recibidas
y enviadas se están archivando juntas. Asimismo, no existe una normalización en relación a los nombres que se asignan a estos
expedientes. b) Correspondencia: existe una manera incorrecta dentro de la
escuela de usar la palabra correspondencia (...) debe existir solo un
expediente nombrado por año como correspondencia. c) Expedientes de órganos colegiados:
en cuanto a esta serie se ha detectado que no existe una normalización con los
nombres de los expedientes (...) Asimismo, se debe recordar que todo expediente
de órgano colegiado debe conformarse en un expediente compuesto. d) Archivar
documentos: se detectaron varias circulares archivadas de manera incorrecta, ya
que estas se encuentran en expedientes de correspondencia y cartas. Esto es
importante que no suceda, ya que ambos tipos documentales tienen vigencias
distintas, las circulares se eliminan después de 1 año y las cartas,
dependiendo del proceso al que respondan, no se eliminan. e) Asignación de
palabras clave: se pudo observar cómo en algunos casos estas se convierten en
oraciones que a futuro van a impedir recuperar los documentos de manera
satisfactoria. (K. Bonilla Espinoza, comunicación personal, 27 de julio de
2020)
Además, en
dicho informe se hace un llamado a ejecutar los procesos documentales de manera
adecuada, lo que sirve como un marco orientador y motivador para el desarrollo
de estos procesos, como se cita:
Si
bien el tema de SIGEDI es nuevo para muchos y puede implicar todo un reto, es
importante comenzar a disminuir esta brecha (...) por parte de todo el personal
debe existir una actitud positiva para poder realizar todas las labores de
archivo de la mejor manera. De no solventar las deficiencias detectadas, es
probable que el desorden que anteriormente existía en el soporte papel sea
trasladado al soporte electrónico. (K. Bonilla Espinoza, comunicación personal,
27 de julio de 2020)
Es preciso
indicar que las acciones anteriores no fueron planificadas en el proyecto de
gestión, sin embargo, fueron necesarias para su funcionamiento. Seguidamente,
se detallan las etapas contempladas en el proyecto de gestión de información.
4.1 Mapeo de
la información de los procesos
Esta etapa se
desarrolló en la primera mitad de 2020 y contempló la identificación de los
procesos y los procedimientos, las entradas y las salidas de información, las
instancias, las personas generadoras, receptoras y custodios de la información,
a través de una matriz (versión detallada) y de diagramas de flujo (versión
abreviada). Se elaboraron en total 16 diagramas de flujo de los procesos de
planificación de cursos regulares, desarrollo de cursos regulares, suficiencia,
tutoría, orientación académica curricular, orientación académica en trabajos
finales de graduación, desarrollo de proyectos de investigación, desarrollo de
proyectos de acción social, divulgación de actividades, trabajo comunal
universitario, desarrollo de asambleas de escuela, envío de circulares, reunión
de comisiones, reunión de secciones, convalidación de cursos y estudios de
graduación.
El mapeo de
la información resulta especialmente útil en las labores
docentes-administrativas a cargo del profesorado de la EBCI y que tienen que
ver con la participación en comisiones y secciones, en donde se apoya al
estudiantado con acciones tales como las convalidaciones de cursos, los
levantamientos de requisitos de cursos y la orientación académica durante la
temporada de matrícula, entre otros.
A su vez, el
mapeo de la información distinguió los instrumentos que las diferentes
instancias emplean para sistematizar sus procesos. Al respecto, se aclara que
esta etapa está aún en marcha, pues no se enfoca en la gestión documental ni en
la gestión de información, sino en la gestión del conocimiento. Esto equivale a
operaciones que las personas realizan pero que, por lo general, no han sido
sistematizadas ni documentadas. Algunos ejemplos de lo dicho son la matriz de
seguimiento a la entrega de programas de curso; los instrumentos para gestionar
y dar seguimiento a las convalidaciones de cursos; la lista de chequeo para
actividades de acción social; el formulario para solicitar levantamiento de
requisitos de curso y los formularios para estudios de graduación.
En
definitiva, el mapeo de la información ha permitido contar radiografía de las
actividades que se llevan a cabo en la EBCI; provee conocimiento claro y
permite su recuperación para la toma de decisiones. Con ello, facilita
identificar problemas que dificultan el desarrollo de los procesos o el flujo
adecuado de la información, para así ser atendidos oportunamente. De igual
modo, se trata de una herramienta de mucha utilidad para capacitar a las
personas en los procesos institucionales, porque la comprensión de estos es muy
sencilla a través de los diagramas de flujo.
4.2
Definición de las políticas para la gestión de la información
Esta etapa
transcurrió desde mediados de 2020 hasta inicios de octubre de 2021 sobre la
base del mapeo previo de la información y tuvo como objetivo normalizar la
gestión documental a través de un manual de procesos, esto con el fin de guiar
al personal docente en la adecuada ejecución de los procesos y los
procedimientos de la EBCI. Debido a la urgencia por normalizar la gestión
documental en el SiGeDI, la versión inicial del
manual se concentra en instruir el correcto manejo de los documentos mediante
las siguientes pautas: elaboración de una convocatoria y elaboración de un acta
(ambas para comunicaciones dentro de una comisión), elaboración de un oficio
interno y uno externo (para comunicaciones con otras instancias).
4.3
Conformación y preparación de los equipos de trabajo para la gestión de la
información
Se llevaron a
cabo dos grupos focales con representación de tres instancias o actores: las
comisiones, las secciones y el personal administrativo encargado del archivo.
La conformación de los equipos tomó en cuenta al coordinador o la coordinadora
de comisiones y secciones, para un total de 10 docentes y dos representantes
del sector administrativo, esto es: la coordinación de la Comisión de Docencia;
la coordinación de la Comisión de Investigación, quien se encarga además de la
coordinación de la Sección de Investigación; la coordinación de la Comisión de
Acción Social; la coordinación de la Comisión de Autoevaluación y Gestión de la
Calidad; la coordinación de la Comisión de Trabajos Finales de Graduación; la
coordinación de la Comisión de Evaluación, Orientación, Selección y Matrícula;
la coordinación de la Comisión de Infraestructura; la coordinación de la
Comisión de Comunicación, quien se encarga además de la Sección de Gestión y
Sistemas de Información; la coordinación de la Sección de Servicios y Productos
de Información; la coordinación de la Sección de Tratamiento de la Información,
quien se encarga además de la Sección de Gestión de Unidades de Información
Educativas; la Encargada de Asuntos Estudiantiles y la Jefatura Administrativa.
La primera
sesión con los equipos de trabajo se desarrolló a inicios de junio de 2021,
contó con la participación de nueve docentes y dos representantes del sector
administrativo, en la actividad se instruyó con respecto a la elaboración de
convocatorias y actas. Esta acción motivó a más docentes a gestionar los
documentos a través del SiGeDI, ya que solo algunos
lo estaban realizando de esta forma, esto evidenció la necesidad de otorgar un
mayor acompañamiento y fortalecer la capacitación en los procesos documentales
automatizados.
La segunda
sesión tuvo lugar a inicios de octubre de 2021 y en ella participaron 10
docentes; tuvo como objetivo dar seguimiento a la labor de sistematización de
la información en el SiGeDI y validar los diagramas
de flujo y el manual de procesos. En este grupo focal se dieron recomendaciones
importantes para incorporar al manual y mejorar los procesos, como se cita: a)
solicitar siempre marcar copia a la dirección de la EBCI en las convocatorias
de reunión de las comisiones; b) solicitar que los oficios externos sean
firmados y enviados directamente por la dirección de la escuela; c) dar
seguimiento al nombre de los expedientes asignado por las encargadas del rol de
archivo; d) recomendar las palabras clave de los documentos a las encargadas
del rol de archivo.
Para
finalizar, se comparten a continuación parte de las impresiones de los docentes
que participaron en el segundo grupo focal:
Docente
a: «Realmente ha sido muy ágil el proceso.»
Docente
b: «Al principio me costó un poquito (...) pero ya aprendí a manejarlo y
realmente me gusta también y lo veo muy eficiente, me gusta que todo queda
ahí.»
Docente
c: «Todo el trabajo de gestión documental efectivamente es muy preciso, está
muy bien elaborado, nos facilita muchísimo el trabajo y me encanta SiGeDI para poder mantener esa documentación organizada,
poder recuperarla cuando se necesita de forma rápida, por lo tanto, me parece
que vamos por muy buen camino.»
Tal y como ha
sido evidenciado en el presente documento, si bien aún faltan aspectos por
afinar en cuanto a la gestión documental, la gestión de información y la
gestión del conocimiento en la EBCI, es posible afirmar que lo avanzado hasta
la fecha ha tenido un impacto positivo en las personas y les ha facilitado el
desarrollo de estos procesos.
5. Conclusiones
A través de este proyecto se
revela la necesidad de involucrar a diferentes actores en el proceso:
estudiantes, docentes y administrativos brindaron su apoyo e hicieron posible
el logro de los objetivos propuestos. De igual manera, resulta fundamental trabajar
de la mano con profesionales de otras disciplinas, en este caso,
bibliotecólogos y archivistas, cada uno desde su área de experticia, e incluso,
informáticos, en el diseño y el soporte de los sistemas de información
automatizados.
El recurso humano calificado
es un elemento clave para el éxito de los procesos de gestión; al respecto, se
evidenció que en el caso particular de la EBCI no se cuenta con un profesional
en archivística o, en su lugar, con una secretaria formada en la gestión
documental institucional. Esto requirió subsanarse por medio de mucha
capacitación y seguimiento (tareas asumidas por la asistente y la coordinación
del proyecto, con formación en archivística y bibliotecología, respectivamente)
a las labores realizadas por el personal administrativo con el rol de archivo
(quienes las asumen como un recargo a sus funciones), para garantizar así la
calidad de los procesos documentales.
Lo anterior se espera
reforzar en el manual de procesos, con el fin de que las labores del rol de
archivo tengan sus procesos sistematizados para la consulta del personal de
apoyo. En este punto se llama a la EBCI a gestionar pertinentemente el personal
idóneo para la gestión documental y nombrar un profesional capacitado, de forma
tal que el seguimiento a esta labor sea permanente, lo cual facilitará el
cumplimiento de las disposiciones institucionales, tomando en cuenta los plazos
respectivos, para evitar así trasladar al SiGeDI las
malas prácticas dadas en las operaciones manuales. En ese sentido, el personal
docente ha realizado un esfuerzo adicional al trabajar de la mano con las
encargadas del archivo para verificar que los procesos documentales se realizan
de forma adecuada.
A pesar de que la integración
de los actores en el proceso de gestión ha sido progresivo
-unos han asumido el cambio sin mayor contratiempo y otros aún están pendientes
de transitar hacia el proceso automatizado-, se rescata el reto asumido por la
EBCI no solo para fortalecer sus procesos de gestión, sino además para
automatizarlos mediante el SiGeDI. Esto ha
representado para el personal académico y administrativo superar una curva de
aprendizaje, pero, al mismo tiempo, ha representado para la escuela contar con
un sistema al que se tiene acceso remoto, facilita la comunicación, la
preservación, así como la recuperación documental.
Finalmente, la diversidad de
beneficios obtenidos evidencia el impacto de los procesos de gestión llevados a
cabo en la EBCI, desde la mejora en la sistematización de la información, un
mayor aprovechamiento de los recursos institucionales, el fortalecimiento de la
comunicación organizacional, hasta contar con la información necesaria en el
momento oportuno como apoyo a los procesos de mejoramiento continuo y el logro
de los objetivos de la unidad académica.
6. Referencias
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