e-Ciencias de la Información
Volumen 13, número 2: julio-diciembre 2023
DOI: https://doi.org/10.15517/eci.v13i2.54382
Derecho a la información gubernamental:
importancia de la edición y el acceso abierto a las
publicaciones oficiales de Colombia
Right to government information: the importance of
publishing and open access to official Colombian publications
Wilson Colmenares Moreno,
Instituto Caro y Cuervo,
Observatorio Editorial Colombiano, Bogotá, COLOMBIA. correo: wilson.colmenares@caroycuervo.gov.co, https://orcid.org/0000-0002-0471-4460
Resumen
El desconocimiento de las publicaciones
oficiales y la carencia de procesos de edición pueden afectar el derecho de
acceso abierto a la información gubernamental. Este ensayo propone las
categorías de edición y acceso abierto a las publicaciones oficiales como
procesos fundamentales para fortalecer el derecho a la información
gubernamental en Colombia y de esta forma argumentar la importancia de las
publicaciones oficiales como objetos de registro
documental, representación de la información y conservación bibliográfica necesarios
para la comprensión de los propósitos, hechos y consecuencias de las decisiones
gubernamentales y sus efectos en la sociedad. El campo de estudio desde el cual
se abordó la investigación fue la bibliotecología, se aplicó una metodología
cualitativa de alcance exploratorio y descriptivo. Este ensayo permite
identificar que a nivel internacional y nacional existen estudios y legislación
en los cuales se mencionan las publicaciones oficiales, no obstante, estos
carecen de una conceptualización que defina y describa sus principales
características según el sistema político de cada país. La información
gubernamental necesita de procesos de edición, publicación, depósito legal y
conservación en bibliotecas gubernamentales que mejoren el acceso abierto a las
publicaciones oficiales; es así como se hace necesario evaluar e identificar
las fortalezas y las debilidades de estos procesos para la formulación de
políticas públicas que definan la responsabilidad institucional, los recursos
económicos y la infraestructura necesaria para el cumplimiento del derecho a la
información gubernamental según las dinámicas de las tecnologías de la
información y la comunicación digital.
Palabras clave: acceso abierto,
bibliotecas gubernamentales, depósito legal, publicaciones oficiales.
Abstract
The lack of official publications awareness and the absence of editing
processes can affect the right to open access to government information. This
essay proposes the categories of editing and open access to official
publications as fundamental processes to strengthen the right to government
information in Colombia. It argues the importance of official publications as
objects of documentary record, information representation, and bibliographic
preservation necessary for understanding the purposes, facts, and consequences
of governmental decisions and their effects on society. The field of study
approached in this research was library science, employing a qualitative
methodology with exploratory and descriptive scope. This essay identifies that
at the international and national levels, there are studies and legislation
that mention official publications; however, they lack a conceptualization that
defines and describes their main characteristics according to each country's
political system. Government information requires editing, publishing, legal
deposit, and preservation processes in government libraries to enhance open
access to official publications. Therefore, it becomes necessary to evaluate
and identify the strengths and weaknesses of these processes for the
formulation of public policies that define institutional responsibility,
economic resources, and necessary infrastructure for fulfilling the right to
government information in line with the dynamics of information technology and
digital communication.
Keywords: open access, government libraries, legal deposit, official
publications.
Fecha de recibido: 06 mar, 2023
Fecha de corregido: 29 jun, 2023
Fecha de aceptado: 29 jun, 2023
Para asegurar el derecho a la información gubernamental se
debe fortalecer la edición y el acceso abierto a las publicaciones oficiales; procesos
indispensables para la comprensión de los propósitos, hechos y consecuencias de
las decisiones gubernamentales y sus efectos en la sociedad. La experiencia
social y política —la experiencia de ser ciudadanos—
tropieza con un problema que es evidente cuando el ciudadano tiene dificultades
y no puede acceder de manera abierta a un caudal confiable, suficiente y relevante
de información sobre la realidad histórica, inmediata y propia de su gobierno y
de la comunidad en la cual habita. Información que le permita articularse en
relaciones más firmes y duraderas con su Estado, que le brinde transparencia, confianza
y tranquilidad política de sus gobernantes.
Las publicaciones oficiales son un recurso importante para
el funcionamiento de un Estado o de un gobierno, dado que se convierten en objetos
de registro documental, representación de la información y conservación
bibliográfica de la legislación y de las políticas públicas que regulan la vida
cotidiana de su sociedad. La falta de conocimiento de la importancia de las
publicaciones oficiales, la carencia de procesos de edición de calidad y su
poca conservación y acceso desde las bibliotecas son algunos de los aspectos
que afectan el uso y aplicación del conocimiento producido por un Estado para
la adecuada formulación, implementación, evaluación y continuidad o
discontinuidad de sus políticas públicas y acciones. Para ilustrar esta
problemática, en los “Resultados de la
encuesta de caracterización de las actividades editoriales, de divulgación,
organización, conservación, acceso y apropiación social de las publicaciones
oficiales de la administración pública de Bogotá” (Colmenares, 2020), se indica que, de 20 unidades
de información gubernamentales, únicamente 5 de ellas cuentan con personal con
capacitación especializada en publicaciones oficiales. De acuerdo con la
Encuesta, 35 entidades realizan actividades de edición, impresión o publicación
y para realizar dichas actividades 23 entidades indicaron que no utilizan
ninguna herramienta editorial. El depósito legal garantiza la conservación,
divulgación y acceso a las publicaciones oficiales, sin embargo, según la
Encuesta, 29 entidades no cumplen con la ley de depósito legal de las
publicaciones oficiales que producen. Así mismo, 27 entidades indicaron que no
envían un ejemplar de las publicaciones oficiales que producen a una biblioteca
o centro de documentación.
Una democracia realmente participativa debe tener dentro de
sus principios fundamentales brindar acceso de manera transparente, oportuna,
pertinente y ágil a la información que produce la administración pública, con
el fin de generar un diálogo y una conciencia colectiva, bajo una opinión
pública informada, amplia y responsable, con sentido crítico, creativo y
constructivo de su condición civil, considerando que algunas leyes colombianas
y tratados internacionales definen el acceso a la información como un derecho
fundamental. Bajo estas premisas, ¿será que el derecho a la información
gubernamental requiere de procesos eficaces de edición y acceso abierto a las
publicaciones oficiales?
Es
habitual escuchar que la democracia es el autogobierno del pueblo, mediante
representantes que son elegidos por el mismo pueblo y aceptan el carácter
transitorio de su poder, ejercido según las reglas definidas en la constitución
política de cada país, es decir, en su principal publicación oficial. Sin
olvidar que en un Estado social de derecho los ciudadanos tienen el derecho y
deber de elegir a sus gobernantes y sobre todo tienen el deber de controlar su
gestión, para ello cabe preguntarse ¿es posible hacer control social a las acciones
de un gobierno sin tener acceso a sus publicaciones oficiales?
Varios
países han tomado la decisión de fortalecer la edición y el acceso a sus
publicaciones oficiales debido principalmente a que las leyes pueden producir
efectos administrativos únicamente cuando son registradas en publicaciones de
rápido, amplio, fácil y económico acceso, dando cumplimiento al principio de
publicidad de las normas jurídicas, elemento esencial de un Estado social de derecho.
Es así como la información oficial cumple su principal principio cuando es
conocida y utilizada por los ciudadanos, de lo contrario, si no es conocida,
consultada y compartida por aquellos a quienes está dirigida pierde su esencia
y su razón de ser. Es aquí donde la edición y el acceso a las publicaciones
oficiales asumen una función fundamental al momento de garantizar el principio
de publicidad de la información oficial producida por las instituciones
gubernamentales de Colombia. En otras palabras, la edición y el acceso a las
publicaciones oficiales fortalece la comunicación y la transparencia política
mejorando el diálogo y la colaboración en y entre las instituciones del Estado,
así como con la sociedad en su conjunto. Además, contribuye con la cultura
escrita, la lectura, la participación ciudadana y el bienestar social,
político, cultural y económico del país.
En Colombia se han realizado algunos estudios
sobre las publicaciones oficiales, entre ellos, (Rojas
et al., 1984), (Medina
& Ruiz, 1989), (Arias,
2007),
producidos hace varios años. Recientemente se realizaron los estudios: “Las publicaciones
oficiales de la administración pública de Bogotá, Colombia” (Colmenares,
2015);
“Resultados de la encuesta de caracterización de las actividades editoriales,
de divulgación, organización, conservación, acceso y apropiación social de las
publicaciones oficiales de la administración pública de Bogotá” (Colmenares,
2020) y “Colecciones públicas abiertas:
propuesta de depósito digital de metadatos bibliográficos de las publicaciones
oficiales de Bogotá” (Colmenares,
2022), por
lo tanto, es posible decir que en el país se han desarrollado pocas
investigaciones relacionadas con este tipo de publicaciones. Así, pues, se hace
necesario generar conocimiento que asegure el derecho a la información
gubernamental a través de la edición y el acceso a las publicaciones oficiales.
La edición y el acceso abierto a las publicaciones
oficiales se han visto afectadas por diversos factores, uno de ellos ha marcado
un cambio significativo entre la edición y el acceso, por un lado, y los autores,
editores y lectores, por otro. Se hace referencia a la masificación de las
tecnologías de la información, principalmente el uso de internet, las cuales han
creado nuevas dinámicas en los procesos editoriales y en el acceso a la
información a través de diferentes soportes y formatos de lectura. Aspectos
como la disminución en el tiempo, el costo de edición y las amplias
posibilidades de comunicación de la información digital hacen que las dinámicas
cambien considerablemente. No obstante, estas mismas dinámicas han generado
problemas relacionados con la legitimidad, autenticidad e integridad de las
publicaciones oficiales en soporte digital. Estas características hacen de este
tipo de publicaciones un fenómeno mucho más complejo, convirtiéndolas en un
reto sustancial para un Estado moderno.
La ciudadanía y la misma administración pública de Colombia
tienen problemas al momento de acceder a las publicaciones oficiales producidas
por sus instituciones gubernamentales, especialmente para soportar los procesos
de planeación, seguimiento y evaluación de sus decisiones. Al respecto, cabe
preguntarse ¿para el Estado colombiano es importante editar, brindar acceso abierto
y usar las publicaciones oficiales que produce? Al parecer, la falta de
investigaciones recientes que identifiquen los fenómenos, dinámicas y
relaciones entre los autores, editores y lectores de las publicaciones
oficiales de Colombia, suscita pensar en la importancia de crear conocimiento que
permita comprender la complejidad del problema.
2. Desarrollo del tema
2.1. Derecho a la información
oficial
El derecho a la información fue consagrado por la ONU desde
1948 en la
Declaración Universal de los Derechos
Humanos, en su artículo 19 se estipula su consideración como demanda
social. Al respecto, Martín (2007)
comenta que, en la actualidad, la expansión de la democracia como modelo de
organización social constituye el marco en el que se desarrolla el mencionado
derecho a la información y de acceso a la documentación oficial.
El Informe mundial de
la Unesco: Hacia las sociedades del conocimiento, (Unesco,
2005),
hace especial énfasis en la importancia del acceso al conocimiento y a la
información como un bien público. Si cada nación obtiene un acceso total a esta
vasta comunidad mundial de información y tiene la oportunidad de desarrollar
una capacidad cultural, política y científica independiente, su gente puede
involucrarse en un diálogo franco con la administración pública, de manera que
se puedan adoptar decisiones gubernamentales documentadas y de forma más
consciente.
En el contexto colombiano, es importante mencionar que hace
unos años se aprobó la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública de Colombia (Ley
1712, 2014, p. Art. 2), en
la cual se define que “Toda información en posesión, bajo control o custodia de
un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por
disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley.” Esta
Ley le brinda al país la posibilidad de tener una base jurídica específica que
fortalezca la edición, publicación y el acceso a los contenidos producidos con
recursos públicos, evitando restricciones relacionadas con la reserva legal. La
información que se materializa en las publicaciones oficiales afecta la vida de
cada ciudadano debido a su origen gubernamental, lo que las convierte en fuente
de autoridad. Por consiguiente, la información que contienen las publicaciones
oficiales no puede obtenerse de ninguna otra fuente, lo que las hace únicas e importantes
para la sociedad.
Un aspecto fundamental en el derecho a la información es el
interés por parte de los ciudadanos de conocer las actividades y las decisiones
tomadas por los gobiernos, dicho interés provocó que los Estados iniciaran
estrategias de edición y publicación de la información que producían,
principalmente debido a que la información comenzó a considerarse como un
derecho democrático básico en las sociedades. En consecuencia, las
publicaciones oficiales surgieron como resultado del proceso de comunicación
establecido entre la administración y los ciudadanos, y su edición, publicación
y acceso se constituye en un imperativo al momento de garantizar la
transparencia política y los derechos de participación ciudadana en las
acciones gubernamentales.
En suma, la edición y el acceso a las
publicaciones oficiales de Colombia son importantes para lograr una
comunicación completa y permanente entre los componentes del Estado y sus
ciudadanos, posibilitando una auténtica democracia mediante la lectura, la
reflexión y la participación de la comunidad en la orientación de su propio
destino.
2.2. Las publicaciones oficiales
La
relación existente entre sociedad, Estado, gobierno y derecho ha sido una
constante entre la organización de los pueblos y está relacionada directamente con
la complejidad que van alcanzando a medida que se desarrollan, convirtiéndose
—la organización— en un principio para la configuración de los Estados (Carrizo,
2010).
Dicha organización de los pueblos ha demandado la creación de acuerdos, reglas,
normas o leyes transformándose en la primera forma de consenso escrito y mecanismo
de comunicación del poder establecido con los ciudadanos, se puede decir que
son el modo de orientar la vida de los pueblos desde la antigüedad. En esta
medida, es posible vincular el origen de las publicaciones oficiales con las
primeras normas que surgieron en el ámbito religioso y más adelante con la
comunicación de las leyes, su objetivo era dar a conocer las disposiciones del
poder público y regular los problemas sociales de la vida cotidiana.
El
entramado organizacional de los Estados los hizo cada vez más complejos, lo que
conllevó a la aparición de la acción de gobernar y más específicamente a la invención
de la administración pública. De ahí que “cuando se comienza a analizar la
estructura de un gobierno se evidencia la enorme complejidad de la
organización, las diferentes estructuras jerárquicas y las diversas actividades
que les corresponde desde los ámbitos políticos, ejecutivos, legislativos,
jurídicos, administrativos y de información” (Carrizo,
2010, p. 10). Debido a que el aparato de
Estado se hacía más complejo se crearon órganos encargados de actividades
relacionadas con la gestión de la información y con ello se multiplicaron las
formas a través de las cuales el Estado se comunicaba con los ciudadanos, es
así como aparecieron las gacetas y los boletines en los cuales se registraba la
legislación y las comunicaciones de los gobiernos. Sucedió además que se produjeron
otros tipos de publicaciones como las monografías, publicaciones periódicas y
seriadas, entre otras.
Debido al entramado de la administración pública y su
relación con los ciudadanos, surgió un incremento en la producción de
comunicaciones normativas y se comenzaron a generar otros tipos de
comunicaciones de gran importancia que tenían como objetivo informar a los
ciudadanos y transmitir la información relacionada con el quehacer de los
gobiernos. Uno de los ejemplos más significativos es el de Roma ya que “consagraba
la comunicación de la autoridad política con la ciudadanía a través de sus
leyes, compilaciones legales, obras jurídicas y colecciones de leyes para
pueblos extranjeros del noroeste de Europa” (Carrizo,
2010, p. 17), claro antecedente de las
formas de dar a conocer las disposiciones legales en la actualidad. Por
consiguiente, es importante mencionar que:
En Roma las leyes toman cuerpo semejante al que presentan
en la actualidad. Antes de formular una ley debía presentarse un proyecto de
ley por un magistrado y el proyecto debía ser publicado antes de que se votara.
Debía ser discutido en la Asamblea reunida y podía ser rechazado en su
totalidad. Si se aprobaba se leía el texto al pueblo y desde el año 692, por la
Ley Licinia Junia se obligaba a su publicación que, inicialmente, se esculpían
en lápidas de bronce. (Carrizo,
2010, p. 18)
Las
leyes para que puedan producir efectos administrativos requieren ser
registradas de manera oficial en documentos que materialicen las decisiones establecidas
por un ente gubernamental, es aquí donde el valor administrativo y ciudadano de
las publicaciones oficiales se hace evidente. En la actualidad, un ejemplo
claro es la posibilidad que tienen los ciudadanos de conocer las decisiones
legislativas definidas por el gobierno y registradas en el Diario Oficial. De
ahí que, García (2008)
menciona:
El
principio de publicidad de la norma constituye uno de los elementos
característicos y esenciales del Estado de derecho. La arbitrariedad a la que
se pueden ver sometidos los ciudadanos si permanecieran ajenos a la actividad
legislativa de los gobiernos y administraciones desaparece cuando tienen la oportunidad
de conocer su cometido. (p. 40)
El conocimiento de la existencia de las leyes es uno de los
principios fundamentales de un Estado democrático ya que sin publicidad no
existe una norma previa que habilite la actuación administrativa de una
institución oficial, claro está que algunos Estados olvidan cumplir este
principio afectando gravemente los derechos y deberes de los ciudadanos. Más
aún, la publicidad de la norma fortalece su seguridad jurídica con relación a
que si faltara la publicidad no sería posible la presunción de conocimiento de
las leyes de un Estado. Es aquí, nuevamente, donde se refleja la importancia de
las publicaciones oficiales entendidas como uno de los principales medios que garantizan
la publicidad de las leyes y de las demás acciones del Estado. Sin embargo, a
nivel regional e internacional se carece de conceptualizaciones y
caracterizaciones unificadas que definan y describan a las publicaciones
oficiales, por lo tanto, es posible encontrar diferentes denominaciones, a
continuación se citan algunas de las definiciones con el fin de delimitar y
tener una idea más cercana de lo que es una publicación oficial a nivel
internacional y local, cerrando la revisión con una propuesta de definición de
publicación oficial para el contexto colombiano.
La American Library Association
ALA (Carrizo,
2010),
en 1939 había establecido tres características para considerar los productos
que debían ser reconocidos como publicaciones oficiales:
·
Las obras producidas por la
imprenta del gobierno (imprenta nacional) para uso de los organismos y agencias
del gobierno.
·
Si tienen el nombre impreso o
grabado de una agencia gubernamental y este es reconocido y usado por la
agencia en sus operaciones, o las publicaciones se distribuyen oficialmente en
el curso de asuntos de gobierno.
·
Si la publicación está editada
por un distribuidor oficial, organización o grupo individual perteneciente a
los organismos del Estado.
La Unesco (1958), en
el artículo 2 de la “Convención sobre el Canje de Publicaciones Oficiales y
Documentos Gubernamentales” definió:
se
considerarán como publicaciones oficiales y documentos gubernamentales, cuando
sean editados por orden y a expensas de cualquier autoridad pública: los
diarios oficiales, documentos, informes y anales parlamentarios y otros textos
legislativos, las publicaciones e informes de carácter administrativo que
emanen de los organismos gubernamentales centrales, federales o regionales; las
bibliografías nacionales, los repertorios administrativos, los repertorios de
leyes y jurisprudencia y otras publicaciones que se convenga canjear. Los
contratos estatales de la administración serán de libre determinación si se
consideran o no publicaciones oficiales; también serán de libre determinación
como publicación oficial los documentos gubernamentales que constituyan material
de intercambio. (p.
92)
Posteriormente, en 1966, nuevamente la ALA, reconsideraba
su definición y determinó esta vez como materia de publicación oficial,
cualquier libro o escrito producido por una imprenta gubernamental, como
publicaciones federales, estatales, locales, de asuntos exteriores
(representantes de los gobiernos en otros países) y organizaciones
internacionales (Carrizo,
2010).
Mientras tanto la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y
Bibliotecas IFLA en 1977 también abordó el tema desde el siguiente punto de
vista:
Los
organismos que se pueden considerar oficiales son: los poderes legislativos,
ejecutivos y judiciales, cualquiera que sea el ámbito territorial de
competencia; las universidades, sociedades científicas, bibliotecas, museos y
asociaciones comerciales, entre otras. También forman parte de esta categoría
de publicación oficial, las que procedan de coediciones entre editores
particulares y organismos o entes públicos, las de los partidos políticos y las
de todas las corporaciones que se consideren “oficiales” en la tradición del
país. (Carrizo,
2010, p. 65)
En
el “Glosario ALA de bibliotecología y ciencias de la información” (Young,
1988),
se definió como publicación oficial “la que se edita con el sello, la
subvención y la autorización de un organismo oficial o de una organización
internacional” (p. 160). Es así como no solo son consideradas oficiales las
obras editadas con fondos públicos, sino que es suficiente para que logren este
carácter las obras que tengan un logo o un texto de una institución oficial e
incluso así únicamente se haga mención como institución contribuidora.
Una
nueva definición de la ALA aparece en 1990 y limita, de forma significativa, el
concepto de publicación oficial reduciéndola a “todos los materiales publicados
por las administraciones en cualquier formato y de cualquier materia, siempre y
cuando no se entienda que se trata de publicaciones de distribución interna” (Carrizo,
2010, p. 65). Y, nuevamente la IFLA definió
a la publicación oficial como “cualquier documento, impreso o producido en
múltiples copias por cualquier método reprográfico, publicado por una
organización que puede considerarse como oficial y distribuido a una audiencia
más amplia que la propia institución productora” (Cordón
et al., 2001).
Las anteriores definiciones se enfocan en aspectos
relacionados con la financiación y forma de la publicación, Meroño
(1984)
vincula su definición con el contenido, es así como define a la publicación
oficial como aquella que contenga, además, temas relacionados con las acciones
oficiales, como información administrativa, legislativa o estadística. Por otra
parte, las publicaciones oficiales no abarcan únicamente el ámbito de lo
normativo, es así como Villegas (1991)
define
las publicaciones oficiales como:
Toda publicación o documento emanado de las diferentes
fuentes oficiales u organismos del Estado a cualquier nivel: nacional,
departamental, municipal, no importando el medio de impresión o soporte. Esto
permite incluir dentro de tal denominación: revistas, periódicos, informes
generales, libros técnicos, literatura, casetes, mapas, microformas, videos,
audiovisuales, memorias, estadísticas y monografías. (p. 3)
Un
aspecto importante es señalado por Maciá (1998) “consideran
publicación oficial en sentido estricto aquellas editadas por una institución
oficial y cuya publicación es preceptiva de acuerdo con las leyes y los
reglamentos vigentes en el momento de la edición” (p. 24). Esta última
definición le brinda a la publicación oficial una trascendental característica,
la cual radica en el mandato, orden, regla o instrucción que una institución
oficial establece en una publicación oficial para el conocimiento y aplicación
por parte de la administración pública o de los ciudadanos.
Para comprender qué es una publicación oficial, es
importante analizar de forma general los conceptos de: información oficial, documento oficial y publicación
oficial. Al respecto, se
citan algunas definiciones (Figura 1), teniendo en cuenta que hacen un aporte relevante
debido a que fijan una diferencia entre los tres tipos de información.
Figura 1
Pirámide de la información
oficial.
Fuente.
Cordón (como se citó en Colmenares,
2015, p. 20).
Aquí conviene detenerse un momento con el fin de examinar
el tema desde la antigua ciencia de la diplomática, al respecto, Duranti (1996) realizó
un análisis de las características de los documentos, encontrando que “un
documento es una evidencia escrita de un hecho […] y que se redacta cumpliendo
determinadas formas que sirven para dotarlo de plena fe y crédito” (p.
28).
Es así como un documento puede contener información que refleja estructuras
políticas, legales, administrativas y económicas, así como culturales, hábitos
o mitos, en sí, ideas o hechos que elige el autor para incorporarlos en el contenido
del documento. Duranti hace especial énfasis en que la forma de un documento es
al mismo tiempo física e intelectual. El documento tiene un aspecto externo;
que es su forma física, una articulación interna que es su forma intelectual y
un mensaje para transmitir que es su contenido. Si se analiza con mayor rigor
una publicación oficial, es posible identificar que es mucho más que un soporte,
una forma o un contenido. Una publicación oficial puede representar la
existencia de un hecho y la voluntad de manifestarlo, como la voluntad de dar
origen a un acto. También puede indicar un propósito, en sí, la existencia de
una publicación oficial —directa o indirectamente— puede determinar
consecuencias, dicho de otra manera, puede crear, sustentar, modificar o
concluir situaciones y representar una realidad. En esencia, las publicaciones
oficiales son una representación de los hechos de una sociedad.
Un aspecto sustancial al intentar definir a las
publicaciones oficiales es que existe una gran variedad de formatos, soportes y
contenidos de este tipo de publicaciones entre los diferentes países. Un
ejemplo ilustrativo es que este tipo de publicaciones se consideran como el espejo de los gobiernos y debido a ello chocan
con numerosas dificultades al momento de reconocerlas, definirlas y conceptualizarlas
con precisión (Carrizo,
2010).
Para el caso de Colombia, ninguna institución oficial ha generado una
definición clara para este tipo de publicaciones, sin embargo, algunas leyes
nacionales, acuerdos internacionales y decretos hacen referencia a las
publicaciones oficiales de forma directa o indirecta, por ejemplo:
·
El Decreto 2937 de 1948, en su
artículo 2 estableció que “Los Directores de Educación llevarán el detalle de
las publicaciones oficiales que se hagan en los respectivos departamentos, y
pasarán oportuno informe a la Dirección de la Biblioteca Nacional para los
efectos de ésta disposición” (Decreto
2937, 1948, p. 1).
·
“Colombia firmó la Convención
sobre Canje de Publicaciones Oficiales y Documentos Gubernamentales entre
Estados, suscrita en la Conferencia General de la Organización de las Naciones
Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, en su décima reunión,
celebrada en París en 1958” (Arias, 2007, p. 38). Por
medio de la mencionada convención los Estados firmantes acordaron canjear sus
publicaciones oficiales y documentos gubernamentales sobre una base de
reciprocidad.
·
La Ley 23 de 1982, en su artículo 210 definió que “los Directores de
publicaciones oficiales, sean periódicos, revistas o de cualquier otra índole,
tienen las mismas obligaciones de los demás editores, y deberán hacer los depósitos
de obras en las oficinas a que se refiere el artículo anterior” (Ley
23, 1982, p. 43).
·
El Decreto 19 de 2012, en su
artículo 213 instauró que “las entidades oficiales que ordenen la edición de
obras de cualquier carácter, lo mismo que los directores o encargados de
empresas oficiales de índole publicitaria, tales como imprentas,
establecimientos tipográficos, quedan obligados a enviar a la Biblioteca
Nacional de Colombia, en Bogotá, dentro de los treinta días siguientes a la
publicación de libros, folletos, revistas, grabados, audiovisuales, DVD, CD y
otros mecanismos electrónicos de publicación, sesenta (60) ejemplares, para
canje con entidades nacionales o extranjeras vinculadas a la Biblioteca y para
divulgación cultural entre bibliotecas públicas y otras instituciones
nacionales o extranjeras relacionadas con el sector cultural” (Decreto
19, 2012, p. 77).
En resumen, el Estado colombiano contempla la importancia
de las publicaciones oficiales en relación con la legislación mencionada pero
no existe una conceptualización que permita fortalecer las acciones editoriales
y de acceso, por lo tanto, se propone la siguiente definición de publicación
oficial para contribuir con su caracterización:
Una publicación oficial es un
tipo de publicación editorial[1] que ha sido financiada,
avalada y producida por una entidad del poder público (ejecutiva, legislativa o
judicial) o en encargo por ella. Su contenido no es de reserva legal[2], es legítimo[3], auténtico[4] e íntegro[5] y puede ser publicado en
cualquier tipo de soporte, formato y medio de comunicación.
2.3. Sistemas de edición de
publicaciones oficiales
En muchos países las instituciones públicas son uno de los
mayores productores o editores de obras con una gran variedad de contenidos,
soportes y formatos. Es así como las instituciones oficiales desarrollan
innumerables proyectos de edición e impresión de publicaciones oficiales. Las
instituciones oficiales de los diferentes países y ciudades editan sus
publicaciones a través de diversos sistemas de edición, sistema entendido como
el proceso a través del cual se desarrollan las actividades editoriales que
permiten el establecimiento del texto (proceso
de verificación, selección y publicación de un texto o una obra por un editor) (Pizarro,
2012).
Es así como Boisard (como se citó en Carrizo,
2010)
introduce los términos de sistemas centralizados, descentralizados y mixtos de
edición de publicaciones oficiales (Tabla 1).
Comparativo de
los sistemas de edición de publicaciones oficiales
|
Sistema centralizado |
Sistema descentralizado |
Sistema mixto |
|
Una sola
institución oficial es la responsable de hacer todos los procesos editoriales
y de distribución de las publicaciones oficiales que produce cada una de las
instituciones del Estado. |
Cada una de las
instituciones oficiales es la responsable de hacer todos los procesos
editoriales y de distribución de las publicaciones que producen. |
Una sola
institución oficial es la responsable de definir políticas, estándares,
procedimientos de aprobación y control bibliográfico y cada una de las
instituciones del Estado es la responsable de hacer todos los procesos
editoriales y de distribución de sus publicaciones. |
Fuente.
Elaboración propia, adaptado de Carrizo (2010, p.
87).
Debido a la gran cantidad de información oficial que debe
producir la administración pública y a la constante demanda por parte de los
ciudadanos, los gobiernos se han visto en la necesidad de implementar algún
sistema editorial, sea centralizado, descentralizado o mixto, pero posiblemente
sea la aplicación de las tecnologías de la información lo que facilite, cada
vez con mayor eficacia, la edición y el acceso a las publicaciones oficiales,
sea cual sea el procedimiento editorial empleado (Carrizo,
2007).
Países como España, Alemania, Francia, Italia y Estados Unidos han modernizado
sus sistemas de edición de publicaciones oficiales haciendo uso de procesos y
herramientas tecnológicas permitiendo el acceso a sus publicaciones a través de
internet[6], permitiendo consultar en
tiempo real el texto completo de las publicaciones oficiales del Estado.
En el contexto local, la Imprenta Nacional de Colombia (2017) tiene
como objetivo la “edición, diseño, impresión, divulgación, comercialización y
distribución de las normas, documentos, políticas públicas, impresos y
publicaciones de las entidades nacionales que integran las ramas del poder
público en Colombia, para garantizar la seguridad jurídica.” En consecuencia, se
afirma que para asegurar el derecho a la información gubernamental en Colombia hace
falta realizar investigaciones que analicen su sistema de edición de
publicaciones oficiales e identificar sus fortalezas y debilidades, según la
estructura del Estado, buenas prácticas editoriales y las demandas reales de información
oficial de los diferentes componentes de la sociedad.
Cabe señalar la responsabilidad ética que requiere la
edición y la publicación de la información oficial, la necesidad de mejorar su acceso
en el menor tiempo posible y la racionalización del gasto público, son algunos
de los factores que obligan a los Estados a disponer de mejores prácticas
editoriales.
2.4. Acceso a las publicaciones
oficiales
La última categoría que se propone articular para fortalecer
el derecho a la información gubernamental en Colombia es la de acceso. Dicha categoría es abordada a
partir de la legislación que establece el depósito legal y canje de
publicaciones oficiales, las bibliotecas gubernamentales como instituciones
especializadas en la conservación, la catalogación y el acceso a las
colecciones gubernamentales y la iniciativa internacional de acceso abierto,
alternativa que podría contribuir con la consulta libre de las publicaciones
oficiales a través de internet.
2.4.1. Depósito legal y canje de
publicaciones oficiales
El depósito legal es el principal mecanismo que garantiza
la recopilación, la conservación y el acceso al patrimonio bibliográfico de
Colombia. Está regulado por la Ley 44 (1993), la
Ley 1915 (2018) y el Decreto
2150 (1995),
estas tres normas establecen que cada uno de los editores de obras impresas,
productores audiovisuales, productores monográficos y de videogramas deben
entregar dos (2) ejemplares de cada una de sus obras a la Biblioteca Nacional
de Colombia, un (1) ejemplar a la Biblioteca del Congreso y un (1) ejemplar a
la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Colombia, los cuales deben
ser enviados directamente a cada institución. Por otra parte, el canje es
regulado por el Decreto 19 de 2012, el cual establece que las entidades
oficiales que ordenen la edición de obras de cualquier carácter, lo mismo que
los directores o encargados de empresas oficiales de índole publicitaria, tales
como imprentas y establecimientos tipográficos, quedan obligados a enviar 60
ejemplares de los libros, folletos, revistas, grabados, audiovisuales, DVD, CD
y otros mecanismos electrónicos de publicación a la Biblioteca Nacional de
Colombia para el canje con entidades nacionales o extranjeras.
Estas obligaciones legales favorecen la recopilación,
conservación y el acceso a las publicaciones oficiales teniendo en cuenta que
la información registrada en ellas no puede obtenerse de ninguna otra fuente, como
se ha dicho, su contenido es único, sin olvidar que las publicaciones oficiales
en Colombia no cuenta con un sistema de distribución y comercialización, lo que
dificulta mucho más su circulación y acceso, por estas razones el depósito
legal y el canje son procesos indispensables para contribuir con la protección
del patrimonio bibliográfico de la nación y proteger el derecho a la
información gubernamental.
2.4.2. Bibliotecas gubernamentales
En el año 1997 fue crea la Ley general de cultura a
través de la cual se instaura que la documentación hace parte del patrimonio
cultural de la Nación, con base en los principios de descentralización,
autonomía y participación establecidos a los entes territoriales a través de
las alcaldías y las gobernaciones, la declaratoria y manejo del patrimonio
cultural y de los bienes de interés cultural del ámbito municipal, distrital y
departamental. En el artículo 12 se indica que la Biblioteca Nacional es una de
las entidades encargadas de reunir, organizar, incrementar, preservar,
proteger, registrar y difundir el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y
documental de la Nación, sostenido en los diferentes soportes de información.
Así mismo, las bibliotecas departamentales y regionales, y los archivos
municipales, distritales y departamentales, podrán ser depositarios de su
patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental (Ley
397, 1997).
De ahí que, en la Biblioteca Nacional reposa la mayor
responsabilidad del control bibliográfico de las publicaciones oficiales y este
se hace a través de varios programas, (Arias,
2007).
El principal programa es el depósito legal, dicho mecanismo permite realizar el
control bibliográfico nacional, el cual es una función que garantiza el acceso
a las colecciones bibliográficas del país y apoya al programa de control
bibliográfico mundial, entendido como “un programa mediante el cual un país
vela porque al menos un ejemplar de cada publicación se conserve para que
cualquier investigador de cualquier parte del mundo que necesite consultarlo
puede obtenerlo mediante préstamo o copia” (Unesco,
2000, p. 9).
Para tener un panorama de la cantidad de publicaciones
oficiales que son producidas, por ejemplo, en América Latina, el sector público
representó el 5,9% de los agentes editores por número de títulos; el promedio
diario de títulos registrados fue de 32 títulos por agente editor para el año
2015 y él promedio de títulos registrados por las entidades del sector público
desagregados por país (2012-2015) fue de 1235 títulos por año (Cerlalc,
2017, pp. 26 y 38). Teniendo
en cuenta la cantidad de publicaciones oficiales que genera un país por año y los
servicios de almacenamiento, conservación y consulta que requieren, los cuales
desbordan las capacidades de las bibliotecas nacionales, departamentales y
municipales, los países requieren de bibliotecas gubernamentales. Las
bibliotecas gubernamentales son todas aquellas bibliotecas creadas y
financiadas por el gobierno para atender sus propias necesidades. Si bien su
público principal está formado por empleados y funcionarios del gobierno, el
público real puede ser más amplio” (IFLA, 2011, p. 7). El
problema actual es que Colombia no cuenta con una biblioteca gubernamental del
nivel nacional que supla dichas necesidades, incluso, tampoco cuenta con
bibliotecas gubernamentales departamentales y municipales, por lo tanto, la
responsabilidad recae de manera directa en la Biblioteca Nacional de Colombia, la
cual no tiene las facultades y la capacidad necesaria para garantizar la
recopilación, la catalogación, la conservación, el acceso, la divulgación y la
formación permanente sobre la importancia de las publicaciones oficiales en un
Estado social de derecho.
El acceso abierto es una iniciativa mundial que ha adquirido fuerza a medida que ha crecido el número de iniciativas e investigaciones relacionadas con fortalecer el acceso a los resultados de investigación, debido, principalmente, al control excesivo de los derechos de autor y los altos costos de acceso al conocimiento producido con recursos públicos. Estos problemas han generado durante los últimos años numerosas manifestaciones e iniciativas en contra de esas restricciones y comercialización del conocimiento a través de grandes compañías editoriales, este tipo de situaciones han promovido la consolidación de esta iniciativa.
El acceso abierto hace referencia al acceso inmediato a través de internet sin restricciones legales, económicas o tecnológicas, en sí, sin ningún tipo de impedimento de uso de la información, principalmente, información financiada con recursos públicos. Esta iniciativa busca que cualquier ciudadano, sin importar su condición o afiliación institucional, pueda encontrar, descargar, leer, copiar, distribuir, imprimir o simplemente enlazar el texto completo de un libro, artículo u otro tipo de publicación y usarla con cualquier propósito legítimo y legal. En efecto, es la mejor manera de acceder a todo tipo de información de forma pública y abierta.
Respecto a la conservación y el acceso a las publicaciones
oficiales en soporte digital desde internet, en el año 2012, la Biblioteca
Nacional de Colombia presentó la Propuesta
Normativa para el Depósito Legal de Obras Digitales (Pabón, 2012), en
dicha propuesta no se definía específicamente la importancia de garantizar a
través del depósito legal digital la conservación y el acceso a las
publicaciones oficiales, sin importar los tratados internacionales firmados por
Colombia relacionados con la Bibliografía Mundial y lo dispuesto por la Unesco (2000) en la
legislación sobre depósito legal. Al parecer, al país poco le importa la
desaparición de este tipo de patrimonio digital, lo cual afectaría el acceso a
la memoria institucional, la transparencia, la participación ciudadana y la
historia del país. A diferencia de países, como Japón, Filipinas y Nigeria, que
incluyen de forma directa y comprometida a las publicaciones oficiales dentro
de las leyes de depósito legal.
De igual importancia, Carrizo (2010)
indica que las publicaciones oficiales que circulan en internet, por el
momento, están fuera del alcance del depósito legal en la mayoría de los países
a pesar del intento realizado, desde 1994, por la Conferencia de Directores de
Bibliotecas Nacionales y difundido por la Unesco, en la reunión de Pekín de
1996, (aunque esta iniciativa no ha sido la única). Las publicaciones digitales
sólo están protegidas —no normalizadas— por el copyright y las leyes de
propiedad intelectual de los diferentes países. El caso de las publicaciones
oficiales se podría comparar con el de los libros académicos, al respecto Swan (2013),
menciona que los autores esperan recibir recompensa económica y reputación,
pero muchos autores en el área de las ciencias humanas reconocen que sus
expectativas de ganancia apenas se recompensan. Es así cómo, el acceso abierto puede
ser una nueva forma de difundir la información producida con recursos públicos,
garantizando los derechos de los autores y editores (que para el caso de las
publicaciones oficiales son financiadas con recurso públicos) y los lectores que
son la sociedad en general, demandantes de un progreso y bienestar social
derivado del conocimiento producido por el Estado y de acceso abierto a través
de internet.
Colombia no cuenta con una legislación específica que
regule el acceso abierto a las publicaciones oficiales, algunas de estas
funciones son establecidas en la legislación referente a la cultura, ciencia, educación,
derecho de autor o depósito legal, teniendo en cuenta que las disposiciones a
las cuales se hace referencia no hacen especial énfasis en el derecho a la
información gubernamental como un bien público.
3.
Conclusiones
A nivel internacional y nacional existen
estudios y legislación en los cuales se mencionan las publicaciones oficiales,
no obstante, como se argumenta en el presente ensayo, se requiere de una
conceptualización que defina y describa sus principales características según
el sistema político específico del país. El derecho a la información
gubernamental requiere de procesos eficaces de edición, publicación, depósito
legal, conservación en bibliotecas gubernamentales y acceso abierto a las
publicaciones oficiales; es así como se hace necesario evaluar e identificar
las fortalezas y las debilidades para la formulación de una política pública
que defina la responsabilidad institucional, los recursos económicos y la
infraestructura para el eficiente, eficaz y efectivo derecho a la información
gubernamental según las condiciones de los nuevos formatos, soportes y medios
de comunicación digital. Añádase a esto que se deben crear las condiciones
jurídicas que aseguren el acceso y en especial, el acceso abierto libre sin
restricciones legales, económicas y tecnológicas a las publicaciones oficiales
de Colombia, debido a que en la actualidad el país no cuenta con dichas
prerrogativas.
El presente trabajo propone una reflexión
necesaria sobre la importancia de indagar sobre la legitimidad, autenticidad e
integridad de las publicaciones oficiales teniendo en cuenta que son objetos de
memoria imprescindibles para la comprensión de los propósitos, hechos y
consecuencias de las decisiones gubernamentales y sus efectos en la sociedad,
además, permite pensar que es necesario generar conocimiento que identifique
los fenómenos, dinámicas y relaciones específicas entre los autores, editores y
lectores de las publicaciones oficiales de Colombia.
Finalmente, el derecho a la información
gubernamental también implica un deber ciudadano, el cual se ve reflejado en la
participación ciudadana y las acciones sociales que promuevan la inclusión —en
las agendas políticas— de la necesidad de crear acciones que reflejen la
importancia de la edición y el acceso abierto a las publicaciones oficiales.
Desde acciones institucionales de formación, investigación y creación de
conocimiento hasta actividades comunitarias que permitan el encuentro para
leer, pensar, debatir, escribir y compartir sus críticas e ideas a través de
las publicaciones oficiales, porque el ser humano es un ser social que no puede
concebir la vida pública sin textos a los cuales referirse.
Arias, J.
(2007). Las publicaciones oficiales en Colombia: Situación actual y necesidades
del control bibliográfico. Bibliotecas & tecnologías de la información,
4(1), 34-44.
Carrizo, G.
(2007). Sobre las publicaciones oficiales: El GPO, el HMSO, y la OPSI y la
Unión Europea. Anales de Documentación, 10, 17-30.
Carrizo, G.
(2010). Las publicaciones oficiales: Sistemas editoriales e información
[Universidad de Alcalá]. https://ebuah.uah.es/dspace/handle/10017/9765
Carrizo, G.
C. (2010). Las publicaciones oficiales: Sistemas editoriales e información.
Universidad de Alcalá.
Centro
Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe Cerlalc.
(2017). El espacio iberoamericano del libro 2016.
http://www.clustercomunicacion.gal/download/edicion/El_espacio_iberoamericano_del_libro_2016.pdf
Colmenares,
W. (2015). Las publicaciones oficiales de la administración pública de Bogotá,
Colombia. En La información gubernamental y el acceso a la información
pública (pp. 15-38). Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la
Información (IIBI), Universidad Nacional Autónoma de México, UNAM..
http://eprints.rclis.org/31555/
Colmenares,
W. (2020). Resultados de la encuesta de caracterización de las actividades
editoriales, de divulgación, organización, conservación, acceso y apropiación
social de las publicaciones oficiales de la administración pública de Bogotá.
Red Distrital de Bibliotecas Públicas BibloRed.
https://coleccionesdigitales.biblored.gov.co/items/show/1447
Colmenares,
W. (2022). Colecciones públicas abiertas: Propuesta de depósito digital de
metadatos bibliográficos de las publicaciones oficiales de Bogotá. En Actas
de la X Conferencia Internacional de Bibliotecas y Repositorios Digitales:
BIREDIAL-ISTEC (pp. 172-195). Universidad Nacional de La Plata.
http://sedici.unlp.edu.ar/handle/10915/136536
Decreto 19
de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública,
(2012).
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto_0019_2012.html
Ley 1915 de
2018. Por la cual se modifica la Ley 23 de 1982 y se establecen otras
disposiciones en materia de derecho de autor y derechos conexos, 1915 Ley
(2018). http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1915_2018.html
Ley 23 de
1982 “Sobre derechos de autor”, (1982).
http://derechodeautor.gov.co/documents/10181/182597/23.pdf/a97b8750-8451-4529-ab87-bb82160dd226
Ley 44 de
1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley
29 de 1944, (1993).
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0044_1993.html
Ley 397 de 1997. Ley general de cultura, (1997) (Congreso de
la República de Colombia).
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0397_1997.html
Ley 1712 de
2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones,
(2014). http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1712_2014.html
Cordón, J.,
López, J., & Vaquero, J. (2001). Manual de investigación bibliográfica y
documental: Teoría y práctica. Ediciones Pirámide.
Duranti, L.
(1996). Diplomática: Usos nuevos para la antigua ciencia. S&C
Ediciones.
García, M.
(2008). Las publicaciones oficiales. Estado actual de la cuestión. Revista
General de Información y Documentación (España), 18, 39-79.
Imprenta
Nacional de Colombia. (2017). Objetivos y funciones de la Imprenta Nacional
de Colombia.
http://www.imprenta.gov.co/funciones;jsessionid=B6EF4BC28801368DEEF03BFD7ED20202
International Federation of Library Associations and Institutions IFLA. (2011). Directrices
para bibliotecas gubernamentales.
http://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/professional-report/133.pdf
Maciá, M.
(1998). Manual de documentación jurídica. Síntesis.
Martín, Y.
(2007). El acceso de los ciudadanos a la información y documentación
administrativa de la Unión Europea. Códice. Revista de la Facultad de
Sistemas de Información y Documentación de la Universidad de la Salle, 3(2),
51-65.
Medina, M.,
& Ruiz, M. (1989). Disponibilidad de las publicaciones oficiales en las
bibliotecas públicas de Medellín y propuesta para la creación de una colección
especializada (extracto). Revista Interamericana de Bibliotecología, 12(1),
https://doi.org/10.17533/udea.rib.329890
Meroño, F.
(1984). Spain. Oficial publications of Western Europe,
184-185.
Organización
de las Naciones Unidas ONU. (1948). La Declaración Universal de Derechos
Humanos. United Nations.
https://www.un.org/es/about-us/universal-declaration-of-human-rights
Convención
sobre el Canje de Publicaciones Oficiales y Documentos Gubernamentales entre
Estados 1958, 5715 (1958).
https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000114584_spa
Organización
de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura Unesco.
(2000). Legislación sobre depósito legal: Directrices.
http://unesdoc.unesco.org/images/0012/001214/121413s.pdf
Organización
de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura Unesco.
(2005). Informe mundial de la Unesco: Hacia las sociedades del conocimiento.
http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001419/141908s.pdf
Pabón, J.
& Ministerio de Cultura. Biblioteca Nacional de Colombia. (2012). Propuesta
Normativa para el Depósito Legal de Obras Digitales.
http://www.bibliotecanacional.gov.co/nuevo2/recursos_user/documentos_bnc/Propuesta_Normativa_para_el_Dep%C3%B3sito_Legal_de_Obras_Digitales.pdf
Pizarro, J.
(2012). La mediación editorial: Sobre la vida póstuma de lo escrito.
Iberoamericana.
Decreto 2937
de 1948. Por el cual se dicta una disposición, (1948).
Decreto 2150
de 1995. Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o
trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, (1995).
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto_2150_1995.html
Rojas, O.,
Vélez, V., & Echeverri, R. (1984). Disponibilidad y uso de las
publicaciones oficiales en Colombia. Universitas Humanística, 13(21),
https://revistas.javeriana.edu.co/index.php/univhumanistica/article/view/10288
Swan, A.
(2013). Directrices para políticas de desarrollo y promoción del acceso
abierto (2.a ed.). Organización de las Naciones Unidas para
Educación, la Ciencia y la Cultura Unesco.
https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000222536
Villegas, L.
(1991). Informe sobre la situación de las publicaciones oficiales colombianas. Revista
de Ascolbi, 4(3-4), 3-8.
Young, H.
(1988). Glosario ALA de bibliotecología y ciencias de la información.
Díaz de Santos.