e-Ciencias de la Información
Volumen 13, número 2: julio-diciembre 2023
DOI: https://doi.org/10.15517/eci.v13i2.54563
Retos epistemológicos de la archivística en las entidades privadas en
Colombia
Epistemological
challenges of archival in private organizations in Colombia
Paula Estefanía Navarro Alvarado, Pontificia
Universidad Javeriana, Bogotá, COLOMBIA. paula.navarro@javeriana.edu.co, https://orcid.org/0000-0001-6954-7002
Resumen
Este
ensayo nace a partir de la identificación de las necesidades documentales de
las entidades privadas en Colombia, las cuales no deben responder ante el ente
rector archivístico de acuerdo con la ley colombiana. Al respecto, se
identifican los retos epistemológicos que enfrenta la archivística en las
entidades privadas, así como los elementos que brindan cientificidad al área, y
se destaca el rol del archivista frente al abordaje de desafíos y la resolución
de problemas. Para ello, se adoptó la técnica de observación pasiva a un
proyecto de gestión documental en una entidad privada, y se corroboraron los
datos obtenidos mediante la investigación bibliográfica. Así, primero, se
evidenció el panorama de la archivística en las entidades privadas;
posteriormente, se identificaron y desarrollaron tres retos epistemológicos: la
adaptación de instrumentos archivísticos, el cuestionamiento del concepto de
documento, y el cuestionamiento del alcance de la archivística. Como resultado,
la principal característica que brinda cientificidad y disminuye
cuestionamientos es la resolución de problemas basada en los paradigmas y la
teoría propia del área; también, la unanimidad en el gremio acerca de la
aplicación y la adaptación de herramientas archivísticas para garantizar la
satisfacción del usuario. Se concluye que la archivística posee los fundamentos
teóricos y los paradigmas necesarios para afrontar los retos epistemológicos en
el campo laboral; sin embargo, en Colombia, el enfoque del archivista debe ser
el usuario, a fin de que la resolución de problemas sea efectiva y no se
aplique la teoría archivística de modo impositivo y burocrático.
Palabras
clave: resolución de problemas, epistemología de la archivística, organización
privada
Summary
This essay is born from the identification of the
documentary needs of private entities in Colombia, which should not respond to
the archival governing body in accordance with Colombian Law. Therefore, the
epistemological challenges faced by archivists in private entities are
identified, as well as the elements that provide scientificity to the area, and
the role of the archivist in solving challenges and problems is highlighted.
This is achieved through observation without intervention during a document management
project in a private entity and is corroborated by bibliographic research. In
this sense, three epistemological challenges were identified and developed,
which are: the adaptation of archival instruments for private entities, the
questioning of the concept of document and the questioning of the scope of
archiving. As a result, it was identified that the main characteristic that
provides scientificity and reduces questions is the resolution of problems
applying the paradigms and the theory of the area, as well as the unanimity in
the union regarding the application and adaptation of archival tools to
guarantee satisfaction. of the user, finally, it is concluded that archiving
has the theoretical foundations and paradigms necessary to face the epistemological
challenges in the labor field, however, in Colombia, the archivist must have a
user-centered approach to guarantee that the resolution of problems is
effective, and the archival theory is not applied in a taxing and bureaucratic
way.
Keywords: problem
solving, epistemology of the archival, private organization
Fecha de recibido: 20 mar, 2023
Fecha de corregido: 30 may,
2023
Fecha de aceptado: 10 jun, 2023
1.
Introducción
Para
comprender cómo funciona la archivística en Colombia, hay que conocer la «Ley
594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones», donde se establecen «las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado» (Secretaría del
senado, 2023, párr. 1). A grandes rasgos, se define su ámbito de aplicación, se
nombran órganos asesores coordinadores y ejecutores, se hace una categorización
de archivos públicos, se dan lineamientos sobre administración de archivos,
gestión de documentos, archivos privados, control y vigilancia, entre otros
aspectos.
Según
establece esta ley, la archivística en Colombia funcionará a partir del Sistema
Nacional de Archivos, el cual está integrado por el Archivo General de la
Nación y los archivos de las entidades del Estado en cualquiera de los niveles
de la organización administrativa y territorial y, de ser necesario, algunos
archivos privados. Este sistema es coordinado por el Archivo General de la Nación
y busca normalizar la función archivística, así como la gestión documental y
los procesos archivísticos que la componen, todo en aras de preservar el
patrimonio documental, la atención a la ciudadanía y facilitar el acceso a la
información en las entidades del Estado (Secretaría del senado, 2023).
En ese
sentido, todas las entidades públicas estatales y las privadas con funciones
públicas deben dar cumplimiento a la ley mencionada y a todas las demás leyes, decretos
o artículos emitidos para los archivos y la gestión de documentos tanto físicos
como electrónicos y, consecuentemente, atender a las circulares o los instrumentos
emitidos por el Archivo General de la Nación.
Entonces,
los organismos totalmente privados no
están en obligación de aplicar al pie de la letra el marco normativo ni técnico
respecto a los archivos, en consecuencia, es posible encontrar situaciones en
donde se adaptan conceptos o herramientas archivísticas con el fin de
justificar su cultura organizacional y poder funcionar bajo sus propias
directrices o parámetros. Esto, básicamente porque las entidades son libres de
establecer sus reglas internas para la gestión de los documentos en sus
procesos, sin un modo estandarizado o normalizado de proceder, ya que ningún
ente los supervisa (Sogamoso Gómez, 2019).
A causa de dicha excepción a la responsabilidad de
cumplimiento teórico, práctico o normativo, la archivística puede encontrar retos epistemológicos relacionados
con justificar su quehacer, mantener la rigurosidad y al mismo tiempo
comprender a la entidad y adaptarse a sus necesidades; caso contrario al ámbito
público, donde nunca será cuestionada dado que por ley se debe implementar. Considerando
tal escenario, se plantea la siguiente pregunta: ¿Qué retos epistemológicos
pueden surgir en las entidades privadas y cómo aplicar la teoría archivística
para la superación de estos, asegurando cientificidad y satisfacción al
usuario?
La presente investigación nació con el
fin de conocer y exponer el panorama de la archivística en las entidades
privadas, y se inspiró en un proyecto
de gestión documental llevado a cabo en una institución privada, de la cual
omitimos su nombre por razones de confidencialidad. En medio del desarrollo del
proyecto de gestión documental, se identificó la diferencia sustancial de prestar
servicios archivísticos a una entidad pública versus prestar servicios
archivísticos a una entidad privada. De tal modo, se reconoció una incógnita en
torno a la práctica de los fundamentos y las herramientas archivísticas en el
último tipo.
Se recurrió a la observación pasiva y a la investigación
bibliográfica para determinar los retos epistemológicos y, a su vez, demostrar
la hipótesis de que la archivística posee los
fundamentos y las herramientas científicas para superar los retos
epistemológicos presentes en las entidades privadas.
Las principales fuentes de referencia fueron aquellas
académicas en las cuales se manifestara la aplicación
de la archivística en entidades privadas, aunque, de acuerdo con los resultados
de búsqueda, es insuficiente el estudio sobre retos de la archivística en organizaciones
de carácter privado. Así mismo, se tuvieron en cuenta autores que dominan
conceptos teóricos de la archivística, de la información y de la filosofía de
la ciencia.
Lejos de debatir sobre la regulación de la archivística,
se pretende, en primer lugar, identificar los retos epistemológicos que
enfrenta dicha materia en las entidades privadas de Colombia; segundo, identificar
los elementos que le brindan cientificidad; y, por último, destacar el rol del
profesional archivista en el abordaje de retos y la resolución de problemas del
área.
Referente
teórico
En primera instancia, se debe tener claridad sobre el
término epistemología, comúnmente entendida como aquella rama de la
filosofía encargada de la reflexión y el análisis de la razón de ser del
conocimiento. De igual manera, Jaramillo (2003) la define como aquella «que estudia la génesis de las ciencias» (párr. 5).
Ahora bien, se entenderá por epistemología el estudio y el análisis de los «elementos que procuran la adquisición de conocimiento
e investiga los fundamentos, límites, métodos y validez del
mismo» (Ceberio y Watzlawick, 1998, como se citó en Jaramillo, 2003,
párr. 3)
Teniendo
en cuenta lo anterior, un reto epistemológico es un cuestionamiento respecto a
la esencia, las causas, los fundamentos, los límites y los métodos de una
ciencia ya establecida; eso resulta ser un desafío para la ciencia cuestionada,
dado que debe defender su validez y posición a partir del conocimiento que la
compone. Por consiguiente, para aplicar
este concepto a la archivística, es necesario, ante todo, conocer su definición
y alcance. Según Cruz Mundet (2011), se concibe como «la ciencia de los
archivos, y que como tal ciencia está integrada por un conjunto de
conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los
archivos» (p.16).
Por su
parte, el Consejo Internacional de Archivos la asume como «el estudio teórico y
práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las
funciones de los archivos» (Cruz Mundet, 2011). También, la archivística tiene ámbitos
de aplicación, que pueden ser
1. La teoría archivística: integrada por la
historia, los conceptos y paradigmas archivísticos.
2. La producción e interpretación de los
documentos: compuesta por el conocimiento de la tipología de fondos y de
documentos, públicos y privados, su caracterización, generación e
interpretación. En este último aspecto, la interpretación, intervienen
parcialmente las ciencias y técnicas historiográficas aplicables a determinadas
categorías de documentos históricos.
3. La gestión de los documentos: entendida
como el conjunto de normas, técnicas y conocimientos aplicados al tratamiento
de los documentos desde su diseño hasta su conservación permanente. Podemos
afirmar que bajo este rubro se agrupa el núcleo de nuestra ciencia, con
aspectos tales como la clasificación, la ordenación, la instalación, la
descripción, la transferencia, la identificación, la valoración, la selección y
la eliminación, sin ánimo exhaustivo. (Cruz Mundet, 2011, p.18)
Dichos ámbitos resultan útiles para comprender el
campo de trabajo de esta ciencia y así poder reflexionar sobre sus límites y,
por ende, en los posibles retos a afrontar durante el desarrollo de sus
actividades. En detalle, el primer ámbito refiere a la consolidación de los
conocimientos como ciencia y a un enfoque investigativo; el segundo, al
tratamiento del patrimonio documental histórico que requiere de técnicas como
paleografía, diplomática, tratamiento de textos manuscritos, grafometría,
restauración, análisis cromatográficos para analizar la composición del papel,
tintas o telas, entre otras (Riesco Terrero, 1998); finalmente, la gestión
documental -objeto de análisis de este ensayo-, que implica posibles retos a la
hora de ejecutar las técnicas y los conocimientos respecto al manejo de
documentos físicos o electrónicos producidos en organizaciones.
En ese orden de ideas, y con el fin de entrar en la
discusión de cuáles retos epistemológicos podría tener la archivística en
Colombia, entenderemos como entidad privada aquella organización, institución o
entidad que no es propiedad del Estado, sino, de una persona natural o
jurídica.
A partir de la investigación de la literatura y del
contexto laboral, se identificaron ciertos aspectos sobre el panorama de la
archivística, los cuales se clasificaron en tres categorías: aspectos
normativos, alusivos a cómo las entidades privadas toman como referencia la
normativa nacional sobre la gestión de documentos; aspectos conceptuales o
teóricos, asociados con el modo en que se perciben y aplican los conceptos
fundamentales del área; el uso y la utilidad de instrumentos archivísticos en
las entidades.
2.1 Panorama de la archivística en entidades privadas
2.1.1 Aspectos normativos
De acuerdo con el contexto laboral y con la literatura,
las entidades privadas no estiman como necesario el apegarse a las políticas y
normativas emitidas a nivel nacional, dado que, según la ley, no están
obligadas a rendir cuentas ante el Archivo General de la Nación (Sogamoso
Gómez, 2019). A
pesar de tal hecho, por medio de la Resolución 8934 de 2014 se determinaron
directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que
deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Sin embargo, muchas empresas privadas en
Colombia no son conscientes de la gestión documental en sus procesos y pasan
por alto las regulaciones (Sogamoso Gómez, 2019). De hecho, varias de ellas
no caen en cuenta de que deberían adoptar pautas de gestión documental hasta
que ven latente la necesidad de organizar su documentación, debido a problemas
de accesibilidad, disponibilidad o almacenamiento. Es ahí cuando acuden a los
servicios archivísticos para solventar sus requerimientos particulares.
2.1.2 Aspectos conceptuales y teóricos
El quehacer como archivista ha evidenciado que las
entidades privadas
discuten respecto a conceptos como documento, información y gestión
documental. En este ensayo se analizará únicamente la discusión en torno al
documento. Como archivistas, la noción de documento es básica y fundamental, y se
entiende de modo uniforme en el campo, pero puede generar discusión o ruido
entre otras áreas del conocimiento que forman parte de las labores de una
entidad privada.
En efecto, distintas entidades privadas brindan poca
importancia a los documentos debido a la percepción que tienen sobre estos. Por
ejemplo, para muchas organizaciones, el documento es un papel físico donde se
registra contenido, se trata de esos papeles que llegan a un punto de recepción
para ser radicados y tramitados. En ese sentido, aquellas áreas de una entidad
que no produzcan o reciban documentos físicos, sencillamente, de acuerdo con su
percepción, no gestionan documentos.
Esta coyuntura también se debe a la promoción
internacional de evitar el uso del papel y aumentar el uso de herramientas
tecnológicas para producir y administrar información. Pero, si la entidad
entiende por documento aquello que es meramente físico, entonces la idea de un
documento electrónico es inexistente. Es decir, el concepto atribuido a los
documentos influye en la importancia que se les otorga a estos y, por ende, a
la gestión documental y a su idea de utilidad.
Si bien es cierto que tanto una política de gestión
documental como un programa de gestión documental ayudarían a normalizar estas
brechas conceptuales y a favorecer la unanimidad en la entidad, ciertamente el
punto de origen de la mucha o poca importancia dada al concepto de documento
determinará el rol que desempeñará la gestión documental, el archivista, las
herramientas y los fundamentos existentes en el área.
2.1.3 Aplicación de instrumentos archivísticos
La aplicación de los instrumentos archivísticos en la
entidad puede variar dependiendo del sentido de importancia y del conocimiento acerca
de la archivística. Es decir, que el empleo preciso de los instrumentos se dará
de acuerdo con la cultura de la entidad, sus propias necesidades, ajustándose a
su juicio de lo que es o no es útil.
Algo que también influye en el ámbito archivístico de
estas entidades es su tamaño; en empresas multinacionales existe mayor interés por
normalizar o formalizar algunas prácticas, lo cual requiere el diseño de
instrumentos archivísticos; mientras tanto, en entes más pequeños, los mismos
funcionarios determinan las prácticas más adecuadas para ellos, que, durante un
tiempo, pueden funcionar, hasta el momento cuando se hace latente la necesidad
de normalizarlas y diseñar instrumentos archivísticos.
Por ejemplo, algunas entidades tienen Tablas de
Retención Documental (TRD) o Tablas de Valoración Documental (TVD), pero sin
cuadros de clasificación, instrumento que, según la normativa y teoría
archivística, debería estar consolidado para poder levantar una TRD o una TVD; con
todo, en varios casos sí es posible encontrar programas de gestión documental,
cuadros de clasificación, TRD y TVD (Sogamoso Gómez, 2019). Otras entidades más pequeñas carecen de cualquier tipo de
instrumento archivístico, de práctica normalizada relativa a la gestión de
documentos, o de políticas definidas que anuncien el compromiso de directivos
para garantizar una gestión de documentos adecuada.
2.1.4 Aplicación de procesos de gestión documental
Este aspecto es similar al anterior, pues el diseño y
la implementación de estos procesos varía de acuerdo con la necesidad de la
entidad y la importancia otorgada a la archivística. Así pues, el panorama muestra
entidades privadas grandes donde existe manejo de ventanillas de radicación y,
teniendo en cuenta que poseen TRD y TVD, es notorio que debe haber alguna clase
de procedimiento de transferencia y valoración de documentos, aunque quizá no
del mismo modo en que lo plantea la norma, dado que no deben hacer
transferencia documental a archivo histórico, pero podrían tener un espacio
destinado a almacenar todo aquello de valor histórico. También, es normal hallar
instituciones sin ningún tipo de procedimiento de gestión documental, tal vez uno
mínimo para la recepción de documentos, o con algunas prácticas improvisadas
para la organización y el almacenamiento documental.
2.1.5 Retos
epistemológicos identificados
En ese
orden de ideas, a partir del panorama se identificaron los siguientes retos
epistemológicos para la archivística:
·
Adaptación de instrumentos archivísticos: El
reto principal para el archivista es que debe modificar el instrumento en aras
de solucionar una necesidad del usuario o, incluso, llegar a obviar el
desarrollo de ciertos instrumentos que la entidad no considere necesarios.
·
Cuestionamiento del concepto documento:
Supone un reto para el profesional debido a que desafía al archivista a evaluar
lo que la entidad considera como documento y disponerlo en términos digeribles
a partir de consensos, diálogo o estrategias hasta llegar a la percepción
adecuada.
·
Cuestionamiento del alcance de la archivística:
Es un reto para el profesional que, al no comprender su alcance, la entidad prive
de la importancia adecuada a la archivística, por lo que el profesional debe
sustentar su valor.
A
continuación, se explica por qué los anteriores retos epistemológicos son
considerados como tales y se complementarán los argumentos tomando en cuenta los
aportes de teóricos identificados.
2. Retos epistemológicos de la archivística en entidades privadas
3.1 Adaptación
de instrumentos archivísticos
Considerando
el concepto de paradigma como «realizaciones científicas universalmente
reconocidas que, durante cierto tiempo, proporcionan modelos de problemas y
soluciones a una comunidad científica» (Kuhn, 1971, como se citó en Alonso Varela
et al., 2015, p. 114), se tiene que «lo que hace la cientificidad de un grupo
disciplinar es su capacidad de resolver problemas» (Melogno,
2012), sobre todo, acudiendo a las herramientas que le proporciona su
paradigma. Sobre ese particular, aquello que más brinda cientificidad a la
archivística es, en primer lugar, tener una fundamentación teórica, o sea, un
paradigma o, en el caso de las ciencias sociales, varios paradigmas; en segundo
lugar, la resolución de problemas de su campo.
Por
consiguiente, la adaptación de instrumentos archivísticos no presupone que se
cambie el o los paradigmas, pues esto ocurriría en caso de que ya no sean
suficientes; más bien, los instrumentos archivísticos no son paradigmas, sino
herramientas. Es decir, el archivista que deba solucionar problemas en las
entidades privadas no debería considerar la adaptación de instrumentos
archivísticos como una medida errónea que indica menos cientificidad, pues
dicha adaptación se da en aras de ser útiles y funcionales para las entidades.
Lo dicho
supone un cuestionamiento epistemológico, por cuanto al interior del gremio no
hay un consenso sobre aspectos como este, al contrario, se ha mantenido una división
constante entre positivistas y postmodernos, principalmente, porque se trató de
un cambio desde el primer enfoque, que partía de la custodia física de los
documentos para garantizar su protección y control por medio de la posesión
física y legal, a un enfoque nuevo, donde los sistemas de información vinieron
a formar parte. De ahí, nació la inquietud de mantener el enfoque positivista
de custodia física en la realidad de un ambiente digital para los documentos
electrónicos (Mena Múgica, 2017).
Referente
a la tendencia positivista, se trata de una concepción más tradicional, aplica
normatividad y técnicas tal cual están diseñadas; en cambio, la tendencia postmoderna
es más abierta, flexible y apegada al contexto de la sociedad y las ciencias de
la información (Alonso Varela et al.,
2015). En consecuencia, con la
perspectiva postmoderna se afirma que existe un
escepticismo en la profesión archivera ante
el exceso de teoría, especialmente cuando, por un lado, la teoría toma a veces
la apariencia de fórmula impositiva de oscuros conceptos que delatan un escaso
conocimiento de las realidades profesionales o diferencias de espacio y de
tiempo y, por otro lado, estropeadas a veces por una jerga añadida, un autoindulgente
cenagal de subjetividad y de ofuscación (Cruz Mundet, 2011, p. 27)
En
relación con lo anterior, la adaptación de instrumentos archivísticos es un
reto epistemológico para los profesionales, no porque las entidades privadas
así lo requieran, sino porque esto impulsa a los profesionales a repensar y
evaluar si es o no es correcto hacerlo de acuerdo con su fundamentación
teórica. Y esto responde únicamente a la falta de consenso en el gremio y de madurez
disciplinar (Khun, 1971, como se citó en Alonso Varela et al., 2015): algunos
imponen de manera estricta la normativa y la teoría y otros creen que no siempre
debiese ser de tal modo. Aquella burocracia en la aplicación de instrumentos
archivísticos debe ser la cuestionada; el profesional debe orientarse al
usuario y lograr distinguir entre sus herramientas y fundamentos, lo esencial
de lo que no lo es. Tampoco se trata de hacer todo aquello que el usuario plantee,
antes bien, se necesita identificar su particular necesidad y cómo, por medio
del conocimiento esencial y aplicable, solucionar su problema. En razón de la ausencia de unanimidad, algunos profesionales
posiblemente sean duramente cuestionados por otros colegas ante la adaptación
de herramientas, generando así un debate epistemológico.
3.2 Cuestionamiento del
concepto de documento
Conforme al panorama
expuesto en el punto anterior, se procede a una reflexión y un análisis de por
qué algunas entidades privadas tendrían una determinada percepción de
documento, cómo el archivista puede afrontar este reto siguiendo los
fundamentos teóricos, y de qué modo garantizar la
cientificidad en el área y la satisfacción del usuario.
Es importante destacar que
la percepción de documento estará marcada por el quehacer de la entidad. Por
ejemplo, probablemente, en una firma de abogados no sea tan alejada la idea de
un documento electrónico dado que, como parte de sus actividades, deben
administrar documentos tanto en físico como en distintos soportes. Mientras
que, seguramente, en las organizaciones financieras dicho concepto se asuma de
modo distinto, ya que aquello que gestionan con prioridad y en mayor cantidad
son datos resultantes de transacciones o información no estructurada; aquí
pueden ocurrir dos situaciones: primero, que traten como documento todos esos
datos transaccionales, en tanto están registrados en un medio; segundo, que al
concebir un documento como un material físico no contemplen todos sus datos
transaccionales de valor como documentos y, por ende, el documento pase a un
tener un rol secundario en sus procesos.
Esto sucede, además, porque
el énfasis en la tecnología digital ha interferido en la asignación de los documentos
digitales como documentos (Levy, 1994). Teniendo en cuenta que la
tecnología está compuesta por una cadena de bits, la forma física usual de proyectar
el documento en papel es insuficiente (Buckland, 1998).
Ahora bien, Otlet (1934, como se citó en Buckland, 1998) estableció el
concepto de documento como registros gráficos y textuales de ideas intangibles
o de objetos tangibles; estos objetos en sí mismos pueden ser considerados como
documentos, a saber, un artefacto, una pieza artística, entre otras cosas. A su
vez, Briet (s.f., como se citó en Buckland, 1998) ilustró
esta noción al decir que una estrella en el cielo no es un documento, pero una
fotografía de ella sí lo es; una piedra en un río no es un documento, pero una
exhibición en un museo de la piedra sí lo es; o un antílope en la selva
africana no es un documento, pero al ser exhibido en un zoológico y capturado
como objeto de estudio sí lo es.
En ese orden de ideas,
todo aquello que es capturado (entendido como la recopilación de datos) y
registrado en un medio o soporte es un documento. Entonces, resulta posible
afirmar que los datos transaccionales generados en un proceso o actividad de
una organización financiera, los cuales son registrados en un soporte físico y
un medio electrónico, son documentos.
De tal
forma, una de las principales razones por las cuales puede existir un
debate en las entidades privadas sobre la esencia del documento físico y
electrónico radica en sus componentes. Un documento físico tiene información
registrada, brinda un contexto de su creación, tiene una estructura física para
identificar sus partes. En contraste, un documento electrónico no siempre tiene
una estructura física clara y un contexto específicamente identificable:
mientras que la estructura es una parte integral y aparente del
documento tradicional, y uno de los principales criterios para valorar su
autenticidad; la del documento electrónico no es tan aparente, sino que depende
del hardware y del software, hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un
medio a otro, por lo que no puede tener el mismo valor que en el tradicional.
La estructura lógica, por otra parte, lo identifica y representa los elementos
de su estructura interna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo
completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura originaria … El
documento electrónico carece de los elementos que en uno tradicional permiten
establecer su contexto funcional y administrativo, esa función la cumplen los
metadatos, que describen cómo se ha registrado la información, cuándo y por
quien, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado. (Cruz Mundet, 2011, p.
33)
En
otras palabras, para comprender el contexto de un documento electrónico se
requieren metadatos que lo describan, aspecto que en un documento físico es
mucho más sencillo de identificar. Además, la estructura del documento
electrónico viene a ser más abstracta dado que depende del sistema y del equipo
físico que lo componen. Por tanto, si las entidades privadas entienden esta
teoría, comprenderán que aquellos datos transaccionales que representan su
información núcleo también son documentos y que carecer de una estructura o
contexto concreto como los de un documento físico, no significa que no lo sean.
En efecto,
el documento debe ser comprendido desde su función y no desde su formato; como
aquella evidencia y registro de ideas, cosas tangibles o intangibles,
independientemente de que se registren en una tecnología diferente, sea a
partir de bits o de tinta. Por lo que, una fotografía, una base de datos, un
pantallazo de un chat o una información no estructurada también son documentos.
En consecuencia, deberíamos esperar que los documentos tomen diversas formas en
los contextos de diferentes tecnologías, así como deberíamos esperar la gama de
lo que podría considerarse un documento en un entorno digital y en papel
(Buckland, 1998).
Cada
entidad y organización privada es un mundo diferente y parte de la belleza de la
archivística es la capacidad de adaptabilidad para solucionar problemas usando
su conocimiento. Por consiguiente, el archivista puede idear estrategias dirigidas
a quienes cuestionan el concepto de documento, con el fin de ampliar su
percepción de manera gradual. Dentro de dichas estrategias, está el incluir
series o tipologías documentales de la información no estructurada, con lo cual
se demostrará que todo tipo de información es parte de la gestión documental.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que para declarar un documento de archivo
este debe ser inmodificable y, posiblemente, la información no estructurada
siga actualizándose; por tanto, se puede definir una periodicidad en la que
este tipo de información sea declarada como tal, de ese modo, al ser incluida
en las TRD comenzará a ser percibida de manera más amplia.
En síntesis, resulta extremadamente necesario sentar
unanimidad sobre lo que una entidad entiende por cosas como conocimiento,
información, datos, gestión documental o cualquier otro concepto y, a la par,
entender cuál es la documentación producida, en qué cantidad, en qué soportes y
medios se registra y cuál es la más importante, porque si el archivista sabe
esto, puede utilizarlo a su favor para atender las problemáticas, otorgar cientificidad
a su área, satisfacer al usuario y aportar valor a partir de los paradigmas de
la archivística.
3.3 Cuestionamiento del alcance de la archivística
Un escenario frecuente y
bastante discutido en la literatura es la lucha permanente de la archivística
por demostrar su rol y valor en las entidades, esto, porque generalmente no se
concebía la importancia de la gestión de documentos y todas sus implicaciones
hasta que, debido a la pandemia, las organizaciones se dieron cuenta de la
importancia de poseer estrategias e instrumentos para dar continuidad a sus
actividades. Gracias a ello, en Colombia, los archivistas tuvieron la
oportunidad de probar que la información, los documentos, la organización, la clasificación,
la disponibilidad, la integridad y el control de los activos, no solo recaen en
las áreas de tecnología, contabilidad, derecho o administración, sino que también
hay funciones únicamente a cargo de la archivística.
Si bien, la pandemia hizo
notar esta necesidad a las entidades tanto públicas como privadas, no termina
de ser un desafío para los archivistas el visibilizar su rol y establecer que
sus funciones van más allá de la custodia de un archivo físico de documentos. Mucho
se debe a lo ya mencionado en puntos anteriores: la cultura organizacional y la
percepción sobre el documento determina un camino y prioridad para la labor de
la archivística.
Además, esto puede atribuirse
a que, desde sus inicios, la archivística estuvo subordinada y operaba en
función del derecho, la diplomacia, la administración y la bibliotecología, por
lo que no tenía independencia y se hallaba limitada para fijar la orientación
de la formación archivística (Cruz Domínguez, 2017). Estos antecedentes
posiblemente marcaron una imagen errónea de la archivística, en tanto, al ser
multidisciplinar y ayudar a otras áreas, deba estar condicionada teóricamente
por ellas.
Con el fin de sentar las
reglas sobre el ejercicio de la archivística, Lodolini (1989) afirmó que
El archivista no debe tener en cuenta el interés de los
estudiosos de otras disciplinas, que debe seguir exclusivamente los dictados de
la Archivística, que es una ciencia completa en sí y que posee una dignidad
igual a la de cualquier otra disciplina, es decir, que es una ciencia autónoma.
(Lodolini, 1989, como se citó en Cruz Domínguez, 2017, p. 53)
La archivística debe ser
capaz de solucionar problemas para cualquier área del conocimiento, porque
básicamente todas requieren de sus fundamentos y de sus herramientas para
garantizar que su conocimiento exista mediante procesos de preservación,
organización, gestión, conservación, restauración, etc. No obstante, debe haber
una línea divisoria entre comprender la necesidad del otro y que este le
indique a la archivística cómo solucionar el problema.
Otra de las razones por
las cuales el alcance de la archivística es cuestionado es la influencia de los
mismos archivistas. De acuerdo con lo expuesto en el reto «Adaptación de
instrumentos archivísticos», al interior del gremio no se ha logrado un
consenso ni la unanimidad sobre cuáles herramientas deben aplicarse de manera
exhaustiva y cuáles no; tampoco hay una normalización sobre en qué se debería
ser flexible y en qué no:
Se dan numerosas discusiones sobre sus bases teóricas. Desde el
establecimiento de su objeto de estudio, hasta su estatus disciplinar, pasando
por las diferencias en los métodos e instrumentos aplicados para llevar a cabo
las tareas archivísticas. Como consecuencia de ello, el avance disciplinar y de
la comunidad archivística se encuentra con dificultades, ya que le resulta
difícil alcanzar el éxito en la resolución de los problemas disciplinares, y
como consecuencia, la unificación dentro de la comunidad de los profesionales
de los archivos. (Alonso Varela et al., 2015, p. 121)
De manera que, aquello que
brindará cientificidad al campo laboral será el logro de un consenso en el
gremio, no solo sobre paradigmas (que ya se tienen identificados), sino, sobre
todo, para resolver problemas, aspecto que, como bien se mencionó en los retos
anteriores, verdaderamente otorgará valor y cientificidad. De lo contrario, si
dentro del mismo gremio continúan presentes, los cuestionamientos sobre el
alcance de la archivística, así como sobre sus instrumentos y conceptos
seguirán evidenciándose en las entidades privadas.
3.
Conclusiones
Respecto a los objetivos planteados en este ensayo, y
de acuerdo con el panorama de la archivística
en las entidades privadas, se concluye que se pueden presentar tres retos
epistemológicos para los archivistas, los cuales implican la adaptación de
instrumentos archivísticos, el cuestionamiento del concepto de documento y el
cuestionamiento del alcance de la archivística.
A lo largo del desarrollo de dichos retos epistemológicos, se
identificó que la principal característica que brinda cientificidad a la
archivística es la resolución de problemas basada en los paradigmas y la teoría
propia del área; asimismo, el manifestar unanimidad respecto al uso de las
herramientas demostrará madurez científica. Además, es destacable que el
personaje principal en la resolución de problemas y el abordaje de retos es el
propio archivista, de quien depende aplicar la teoría considerando la
satisfacción de las necesidades particulares del usuario, aunque el ente no
esté obligado a responder ante el Archivo General de la Nación.
En
cuanto a la superación de los retos epistemológicos identificados, se determinó
que la archivística ofrece herramientas gracias a sus paradigmas; en este caso,
los instrumentos archivísticos vienen a facilitar la atención de problemas en
el área. El adaptarlos es un reto epistemológico, porque el archivista puede
tender a percibirlos como paradigmas y no como herramientas, lo cual indicaría
que, si se modifican, se está atentando contra la cientificidad. Muy por el
contrario, al acudir a tales herramientas y aplicar estrategias o adaptaciones
en aras de solventar una situación concreta de una entidad privada, se dará
lugar necesariamente a la satisfacción y la cientificidad.
En consecuencia, no es un error adaptar las herramientas para resolver
problemas, aun cuando esto requiera eliminar cierto protocolo impositivo que
para algunas entidades puede resultar innecesario. Lo que sería un error es
atentar contra la esencia del área y sus fundamentos teóricos solo para no ir
en contra de una cultura organizacional, por ejemplo, si se acepta la
percepción limitada de documento.
Respecto al concepto de documento, este no debe ser adaptable o
modificable para que la entidad lo acepte, en su lugar, el archivista debe apelar
a su teoría y utilizar las herramientas de sus paradigmas a fin de dilucidar el
cuestionamiento. A tal efecto, puede recurrir a estrategias que ayuden a la
entidad a ampliar su visión de documento y a consolidar la importancia del área
en sus actividades. La razón por la cual este concepto no debería ser
tergiversado, es porque sería contrario a la cientificidad y, en su lugar, se
estarían estableciendo los fundamentos conceptuales de la archivística desde el
punto de vista de las entidades privadas y sus áreas de conocimiento involucradas.
Sobre el cuestionamiento del alcance de la archivística, se resalta que
los archivistas tienen la responsabilidad de lograr unanimidad en torno a aquellas
diferencias ideológicas, de enfoque, conceptuales, de resolución de problemas,
de uso de instrumentos archivísticos entre positivistas y posmodernos, ya que
únicamente por medio de un consenso se podrá aumentar el reconocimiento del
valor y el rol de la
archivística en el entorno laboral de las entidades privadas de Colombia. Desde
esa perspectiva, los cuestionamientos al interior del gremio serán
proporcionales a los que se reciban desde el exterior.
Finalmente, se concluye que la archivística posee los
fundamentos teóricos y las herramientas necesarias para hacer frente a los
problemas y retos que se presenten. Lo esencial que se requiere en entidades
privadas de Colombia, además de aplicar lo expuesto en este ensayo, es
fortalecer aún más el enfoque en el usuario para satisfacer sus necesidades,
las cuales son muy diferentes en las entidades públicas; así se logrará que la
aplicación teórica resulte en utilidad, en lugar de llevarse a cabo por pura
burocracia.
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