Guía de presentación de información del Instituto de Investigación en Educación

Esta guía tiene el objetivo de servir de ayuda para la presentación de información en el Instituto de Investigación en Educación (INIE) de la Universidad de Costa Rica. El propósito es lograr un modelo estándar y unificar los formatos para elaborar tablas, gráficos, mapas, infografías y descripción textual de la información estadística. Además, es una guía de apoyo para los responsables o autores de elaborar los documentos relacionados con los Informes Parciales y Finales de los proyectos inscritos en el Instituto y los artículos científicos publicados en la Revista electrónica Actualidades Investigativas en Educación.

Para la presentación de algunos aspectos se hace referencia al Manual de Publicaciones de la Asociación Estadounidense de Psicología (American Psychological Association o APA, por sus siglas en inglés).

Tabla: Es una herramienta que ayuda a resumir de forma ordenada los datos, los cuales se presentan por medio de filas y columnas. El cuadro debe facilitar la comprensión, la interpretación y la divulgación de dichos datos.

Gráfico estadístico: Es una herramienta que ayuda a la representación visual de los datos estadísticos para facilitar la comprensión de estos. Existen diferentes tipos de gráficos, que se utilizan dependiendo del tipo de variables (INEC, 2016).

Porcentaje: Representa la magnitud de una proporción. Matemáticamente, es la relación que se establece entre la frecuencia de elementos o eventos de un conjunto, dividido entre el total de elementos que forman el conjunto multiplicado por 100.  Se representa por medio del símbolo %.

Según APA, existen dos maneras para nombrar los elementos para presentar información en un documento, se nombran como Tablas y Figuras. Las tablas se refieren a información representada en forma de columnas y filas. Las figuras contemplan los gráficos, diagramas, esquemas, mapas temáticos, mapas conceptuales, fotografías, imágenes, entre otros.

Los artículos científicos publicados en la Revista electrónica Actualidades Investigativas en Educación, deben contener, preferiblemente, un máximo de quince (15) elementos, esto contabilizando las tablas y las figuras.

De manera particular, se recomienda priorizar una sola herramienta de representación de la información (no usar varios tipos para el mismo análisis).

3.1 Tablas

En general, para la elaboración o construcción de tablas se debe considerar lo siguiente:

  1. Ordenar las filas y las columnas por algún criterio o variable (si es posible).
  2. Incluir los totales o promedios cuando lo amerite.
  3. Utilizar el redondeo a un decimal o dos. Todas las cifras de la tabla deben tener el mismo número de decimales.
  4. Utilizar un espacio como separador de miles.
  5. Utilizar coma o punto como separador decimal, el separador seleccionado debe unificarse en toda la tabla y en el documento.
  6. Justificar el margen de los valores numéricos de la tabla a la derecha de la columna.
  7. Procurar no dejar celdas sin ningún contenido o vacías.

3.1.1 Elementos de una tabla

Para la elaboración de tablas se debe contemplar los siguientes elementos (ver Tabla 1):

Número de tabla: La tabla se debe identificar con número arábigos. La enumeración de las tablas del documento debe ser consecutiva. Preferiblemente, se coloca en la parte superior y centrado.

Título: Este describe el contenido de la tabla, el cual debe indicar el espacio geográfico y el periodo al que se refiere la información o el conjunto de datos estadísticos. Se recomienda que la estructura de la tabla contenga las respuestas a las siguientes interrogantes:

  • ¿Qué? Variables, indicadores, características o información muestra.
  • ¿Cómo? Se refiere al orden en que se presenta la información. Se recomienda el uso de las palabras “por” y “según”. Ejemplo: “por región”, “según departamento”.
  • ¿Dónde? Lugar o cobertura geográfica a la que corresponde la información.
  • ¿Cuándo? Se refiere al período temporal que cubre la información.

 

El título se coloca en la parte superior de la tabla y centrado.

 

  • Notas: Se utilizan con el fin de aclarar la información general de la tabla. Suele colocarse debajo del título entre paréntesis. Solo debe aparecer una nota por tabla, la cual deberá contener todas las aclaraciones y señalamientos necesarios. Comúnmente, las notas son utilizadas para detallar la unidad de medida de los datos.

Encabezado de matriz de datos: Se refiere al conjunto de conceptos mediante los cuales se clasifican las variables que se presentarán en la tabla. Este deberá contener solo las agrupaciones más importantes, y debe corresponder al “¿cómo?” que acompaña al título, es decir, al “por” y “según” mencionados anteriormente.

Cuerpo o matriz de la tabla: Esta parte de la tabla hace referencia al “¿Qué?” del título. En este apartado se colocan los datos numéricos correspondientes a los conceptos presentados en el encabezado de la matriz. En el cuerpo de la tabla se destinan las cifras o datos, los cuales se van a ordenar por medio de filas y columnas, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

Pie de tabla: Se coloca en la parte inferior, este contiene las llamadas y la fuente. Se utiliza para anotar aquellas aclaraciones sobre la información para una mejor interpretación.

  • Llamadas: Es la información específica que se utilizó en el cuadro, se emplea con el fin de hacer aclaraciones particulares. Puede utilizarse más de una llamada, cada una debe colocarse según el orden en que se dé la lectura del cuadro. Además, debe ir antecedida por las notas y procedida por las fuentes.
  • Fuente: Tiene como fin otorgarle crédito a la entidad responsable de producir la información. Si es el caso, se debe mencionar el nombre del documento donde se obtuvo la información y el año cuando fue publicado, para que así el usuario tenga la posibilidad de encontrar la fuente original. En el caso de que la elaboración sea propia, se le sugiere que lo indique y mencione la fuente de los datos con su respectivo año de elaboración. Se recomienda seguir el formato APA para especificar la referencia.

A continuación, se brinda un ejemplo de tabla:

3.2  Figuras

3.2.1 Gráficos

Los gráficos se deben de nombrar como Figuras en el documento. Con respecto a su elaboración se debe considerar lo siguiente:

  1. Los ejes deben estar debidamente identificados (nombres y unidades).
  2. Todas las categorías en la leyenda deben estar identificadas claramente. Si algunas de las categorías de una variable presentan porcentajes muy pequeños, considere agrupar categorías.
  3. No utilizar formato en 3D.
  4. Las dimensiones de los gráficos deben tener un tamaño adecuado que permita su lectura y comprensión.
  5. Se pueden incluir cifras dentro del gráfico.

3.2.2 Elementos de un gráfico

Para la elaboración de gráficos se deben contemplar los siguientes elementos (ver Figura 1):

Número de la figura (gráfico): Ayuda a la identificación del gráfico. Si existe más de un gráfico o figura en el documento la enumeración debe ser consecutiva. Utilizar números arábigos para la enumeración.

Título: Se utiliza con el propósito de dar a conocer las variables y características contenidas en él. Debe ser claro, breve y ordenado. Siempre debe estar por debajo del número del gráfico, con letras en negrita. Se recomienda que el título del gráfico responda las siguientes interrogantes:

 

  • ¿Qué? Característica principal que se quiere mostrar.
  • ¿Cómo? Se refiere a la forma en que se muestra la información, especialmente en los tipos de gráficos que utilizan eje “x” y eje “y”. El eje de valores lo preside la preposición “por” y el eje de categorías está precedido por la preposición “según”.
  • ¿Dónde? Lugar al que corresponde la información.
  • ¿Cuándo? Se refiere al período temporal que cubre la información.

 

Además, el título se coloca en la parte superior del gráfico y centrado.

 

  • Nota preliminar: Se utilizan para hacer aclaraciones referentes al gráfico. Deben colocarse entre paréntesis debajo del título con un pequeño tamaño de fuente. Se utilizan con el fin de aclarar la información general del gráfico.

 

Cuerpo del gráfico

  • Incorporar, en los ejes, los títulos de los datos que se muestran (excepto gráficos circulares y radiales).
  • Leyenda: Es la descripción de la simbología utilizada, sea esta mediante colores o trama utilizados en el gráfico para diferenciar las categorías a que se refieren los datos estadísticos.

Pie del gráfico: Se coloca en la parte inferior del gráfico, este contiene: las llamadas o notas y la fuente. Se utiliza para anotar aquellas aclaraciones sobre la información para una mejor interpretación por parte del lector, además estas deben ser visibles.

  • Llamadas o notas: se utilizan para aclarar algún detalle del gráfico. Es posible agregar más de una llamada y estas deben colocarse siempre antes de la fuente.
  • Fuente: Tiene como fin otorgarle crédito a la entidad responsable de producir la información. Debe contener el nombre del documento donde se obtuvo la información y el año cuando fue publicado, para que así el usuario tenga la posibilidad de encontrar la fuente original.

3.2.3 Tipos de gráficos

3.2.3.1 Gráfico de barras

Sus barras pueden ser horizontales o verticales, los gráficos poseen dos ejes, el eje “x” y el eje “y”. Dependiendo del gráfico, ya sea horizontal o vertical, uno de los ejes representará información numérica, y el otro las categorías del estudio. Las barras deben tener el mismo ancho, al igual que los espacios entre las barras.

  • Gráfico de barras horizontales: Se utiliza si se trabaja con variables cualitativas o geográficas. Se recomienda que las barras aparezcan de mayor a menor magnitud de acuerdo con la frecuencia o porcentaje.

 

  • Gráfico de barras verticales: Se utiliza si las variables son cronológicas o cuantitativas. En este caso, el eje “y” contendrá las categorías y en el eje “x”, los valores cronológicos o cuantitativos. Se recomienda que el gráfico siga una secuencia cronológica, para así facilitar su lectura, y además que las barras sean del mismo color y grosor.

 

3.2.3.2 Gráfico de barras 100% o gráfico de barras apiladas:

Se compone de una sola barra, ya sea horizontal o vertical, que va desde el 0% hasta el 100%, la cual se divide en partes, donde cada una corresponde a una categoría y su longitud depende del porcentaje correspondiente del total. Cada una de sus categorías debe identificarse con colores distintos para lograr una mejor apreciación y comprensión.

3.2.3.3 Gráfico circular

El gráfico circular, denominado también “pastel”, consiste en dividir un círculo en sectores cuyas superficies sean proporcionales a las cantidades correspondientes a cada categoría.

Las categorías deben seguir el orden de las manecillas del reloj y se organizarán de acuerdo con la magnitud de cada una de ellas. Es decir, la categoría con el mayor porcentaje se colocará de primero y así sucesivamente hasta que la última categoría colocada sea la de menor porcentaje (ver Figura 2).

En caso de que existan las opciones: “No se sabe”, “Otros”, “No responde”, estas deberán ser colocadas al final del gráfico.

Al igual que en el gráfico de barra 100%, las categorías deben de ser de colores distintos y llamativos para una mejor compresión de los datos.

Figura 2

Costa Rica: Distribución porcentual de la matrícula inicial de estudiantes en colegios por sector en el año 2016

Fuente: Elaboración propia, con información del Departamento de Análisis Estadístico del Ministerio de Educación Pública de Costa Rica, 2017.

 

3.2.3.4 Gráficos lineales

Se utilizan en series cronológicas para mostrar relación entre dos variables continuas. Los gráficos lineales cubren o se pueden utilizar para cuando se tienen periodos, como minutos, horas, días, meses, trimestres o años. Las series temporales para cada categoría deben identificarse con distintos colores para evitar la confusión entre ellas (ver Figura 3).

Figura 3

Costa Rica: Coeficiente de permanencia aparente en centros educativos por año según nivel educativo, periodo 2000 – 2016

Fuente: Elaboración propia, con información del Departamento de Análisis Estadístico del Ministerio de Educación Pública de Costa Rica, 2017.

 

3.3 Mapas temáticos

Los mapas temáticos son herramientas que ayudan a la representación de la distribución espacial de los datos estadísticos relacionados con uno o más temas en un mapa de división territorial. Se recomienda para la representación de datos geográficos.

Los mapas temáticos no utilizan la representación numérica de las variables en estudio, sino que, más bien, emplean símbolos para mostrar la clasificación que se encuentre en categorías o intervalos. Para la elaboración de los mapas temáticos se utilizan colores llamativos y diferentes para no crear confusión en el momento de la visualización del mapa.

3.3.1 Elementos de los mapas temáticos

Para la elaboración de mapas temáticos se deben contemplar los siguientes elementos (ver Figura 4):

Número de la figura (mapa): Ayuda a la identificación del mapa. Si existe más de un mapa o figura en el documento, la enumeración debe ser consecutiva. Utilizar números arábigos para la enumeración.

Título del mapa: Debe ser corto y conciso. Contiene aspectos como el nombre de la región y subdivisiones geográficas, además de ¿qué información se muestra?

Nota preliminar: Se utiliza para agregar información del mapa que no puede ser plasmada propiamente en él, y debe ser colocada debajo del título. Por lo general, se utilizan para especificar la unidad de medida que se está utilizando.

Leyenda: Indica lo que representa cad tonalidad o símbolo en el mapa.

Cuadrícula: Se emplea para mostrar su precisión en cuanto a latitudes y longitudes (Opcional, depende de la información).

Fuente: Brinda información sobre la creación del mapa, ya sean fuentes bibliográficas de donde se recopilaron los datos o información del creador, en caso de ser una elaboración propia.

Ejemplo de mapa temático:

3.4 Infografías

Las infografías son una herramienta relativamente nueva que ha revolucionado la presentación de los datos. Esta consiste en exponer los resultados e ideas de una forma llamativa para que así se torne sencilla, para el lector, la comprensión de la información.

Para la elaboración de las infografías se debe contar con el conocimiento en diseño gráfico y software especializados. Una infografía debe contener la información más relevante del estudio o investigación, no debe saturarse de información porque podría confundir a los lectores y así perder su objetivo, la claridad.

3.4.1 Elementos de un infográfico

Para la elaboración de infográficos se deben contemplar los siguientes elementos (González, 2017):

Título: Indica el tema de la infografía, deber ser concreto y conciso.

Texto: consiste en una breve explicación para la compresión del cuerpo de la infografía

Cuerpo: Se presenta información visual gráfica explicativa. Debe contener la unidad de medición de los datos.

Fuente: Se indica la organización, institución o responsable al que pertenece la información que representa la infografía. Normalmente se presenta el logo de la institución que brinda la información.

Seguidamente se ofrece el ejemplo de una infografía: